Cada vez que una empresa participa en una transacción financiera, se genera un rastro en papel. Este rastro en papel se denomina en contabilidad como documento fuente. Ya sea que los cheques se emitan para pagarlos, las ventas se realicen para generar recibos, los proveedores envíen facturas de facturación o las horas de trabajo se registren en la hoja de tiempo de un empleado; todos los documentos respectivos son documentos de origen.
La importancia de los documentos fuente
Los documentos fuente son, ante todo, importantes para el proceso de teneduría de libros y contabilidad. Teoría de la contabilidad financiera La teoría de la contabilidad financiera explica el "por qué" detrás de la contabilidad: las razones por las que las transacciones se informan de determinadas formas. Esta guía le ayudará a comprender los principios fundamentales detrás de la teoría de la contabilidad financiera, ya que sirven como evidencia física de que una transacción financiera realmente ocurrió. Hoy en día, estos documentos no tienen que ser necesariamente una copia física en papel, pueden ser una forma electrónica de confirmación.
Además, los documentos fuente también son esenciales en el proceso de auditoría. Cuando las empresas se someten a una auditoría, el acceso del auditor a un registro en papel claro y accesible de todas las transacciones mejora la legitimidad e independencia generales de la auditoría. Para reafirmar la exactitud de los saldos de la empresa en las cuentas individuales, los auditores necesitan acceso completo a todos los documentos. En general, para administrar un negocio de manera más fluida y mejorar la transparencia, todos sus documentos originales deben conservarse y almacenarse para referencia futura.
Tipos comunes de documentos fuente
En su forma más simple, un documento fuente generalmente contiene la siguiente información:
- La fecha de la transacción.
- El monto total de la transacción.
- Una descripción de la transacción.
- Una o más firmas de autorización
Los documentos más comunes son:
- Cheques
- Facturas
- Ingresos
- Notas de crédito
- Tarjetas de tiempo de los empleados
- Comprobante de deposito
- Ordenes de compra
Almacenamiento de documento
Cualquier información generada a través de los documentos fuente debe registrarse correctamente en el diario de la empresa, el software de contabilidad o los libros financieros. Después de la grabación inicial, todos los documentos deben conservarse y organizarse en un archivo y colocarse en un sistema para que puedan recuperarse en cualquier momento. También es importante hacer un registro de los procedimientos generales de control interno. Guía de auditoría forense Una auditoría forense es una auditoría detallada de los registros de una empresa que se utilizará en un tribunal de justicia en un procedimiento legal. Están involucrados contadores, abogados y profesionales de las finanzas. En dicha auditoría, buscarán corrupción, conflictos de intereses, soborno, extorsión, apropiación indebida de activos, fraude financiero que especifique quién en la empresa puede acceder y autorizar pagos, pedidos y otras transacciones.
Originalidad de los documentos fuente
La mayoría de las veces, las fotocopias de los documentos originales están permitidas legalmente. Según el Servicio de Revisión Interna de EE. UU. (IRS), siempre que estas fotocopias sean representaciones completas, legibles y precisas del documento original, son legalmente aceptables. De manera similar, la Agencia Canadiense de Ingresos (CRA) acepta documentos escaneados siempre que los registros se produzcan y se conserven en papel o se almacenen en un formato legible y accesible electrónicamente. Aunque organizar y archivar estos documentos puede ser tedioso, dedicar tiempo extra para mantener correctamente un registro de documentos y crear una forma fácil de acceder a estos documentos puede resultar en un enorme ahorro de tiempo en el futuro y también garantiza una mayor transparencia.
Recursos adicionales
A continuación se muestran varios recursos financieros adicionales gratuitos para ayudarlo en su camino para avanzar en su carrera financiera.
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