La función SUBTOTAL en Excel permite a los usuarios crear grupos y luego realizar varias otras funciones de Excel como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, PRODUCTO, MÁX, etc. Por lo tanto, la función SUBTOTAL en Excel ayuda a analizar los datos proporcionados.
Fórmula
SUBTOTAL = (método, rango1, [rango2… rango_n])
Donde método es el tipo de subtotal que desea obtener
Rango1, rango2 ... rango_n es el rango de celdas que desea subtotalizar
¿Por qué necesitamos usar SUBTOTALES?
A veces, necesitamos datos basados en diferentes categorías. SUBTOTALES nos ayuda a obtener los totales de varias columnas de datos desglosados en varias categorías.
Por ejemplo, consideremos productos de prendas de vestir de diferentes tamaños fabricados. La función SUBTOTAL le ayudará a obtener un recuento de diferentes tamaños en su almacén.
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¿Cómo usar la función SUBTOTAL en Excel?
Hay dos pasos a seguir cuando deseamos utilizar la función SUBTOTAL. Estos son:
- Formateo y clasificación de los datos de Excel proporcionados.
- Aplicando SUBTOTAL a la tabla.
Entendamos esta función de Excel con la ayuda de un ejemplo. Usamos datos proporcionados por un fabricante de prendas. Fabrica camisetas de cinco colores diferentes, es decir, blanco, negro, rosa, verde y beige. Produce estas camisetas en siete tamaños diferentes, es decir, 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14. Los datos relevantes son los siguientes:
El administrador del almacén proporciona datos aleatorios. Ahora, para el análisis, necesitamos obtener el número total de camisetas de cada color que hay en el almacén.
Paso 1
Primero, necesitamos ordenar la hoja de trabajo en base a los datos que necesitamos subtotalizar. Como necesitamos obtener los subtotales de las camisetas por colores, los clasificaremos en consecuencia.
Para hacer eso, podemos usar la función CLASIFICAR en la pestaña Datos.
Paso 2
El siguiente paso sería aplicar la función SUBTOTAL. Esto se puede hacer como se muestra a continuación:
Seleccione la pestaña Datos y haga clic en SUBTOTAL.
Cuando hagamos clic en él, aparecerá el cuadro de diálogo Subtotal como se muestra a continuación:
Ahora, haga clic en la flecha desplegable del campo "En cada cambio en:". Ahora podemos seleccionar la columna que deseamos subtotalizar. En nuestro ejemplo, seleccionaremos Color.
A continuación, debemos hacer clic en la flecha desplegable del campo "Usar función:". Esto nos ayudará a seleccionar la función que deseamos usar. Hay 11 funciones disponibles. Debemos elegir en función de nuestros requisitos. En nuestro ejemplo, seleccionaremos SUM para averiguar el número total de camisetas que hay en cada almacén.
A continuación, pasamos al campo "Agregar subtotal al:". Aquí debemos seleccionar la columna donde requerimos que aparezca el subtotal calculado. En nuestro ejemplo, seleccionaremos Número de unidades en el Almacén I y el Almacén II.
Después de eso, debemos hacer clic en Aceptar y obtendremos los siguientes resultados:
Como podemos ver en la captura de pantalla anterior, los subtotales se insertan como nuevas filas debajo de cada Grupo. Cuando creamos subtotales, nuestra hoja de trabajo se divide en diferentes niveles. Dependiendo de la información que desee mostrar en la hoja de trabajo, puede cambiar entre estos niveles.
Los botones de nivel en nuestro ejemplo son imágenes de botones para los Niveles 1, 2, 3, que se pueden ver en el lado izquierdo de la hoja de trabajo. Ahora supongamos que solo quiero ver el total de camisetas en el almacén de diferentes colores, podemos hacer clic en el Nivel 2.
Si hacemos clic en el nivel más alto (Nivel 3), obtendremos todos los detalles.
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Consejos para la función SUBTOTAL:
Consejo # 1
Supongamos que queremos asegurarnos de que todos los colores de las camisetas estén disponibles en todos los tamaños en cualquiera de los almacenes. Podemos seguir estos pasos:
Paso 1: haga clic en Subtotal. Recuerde que estamos agregando un criterio más a nuestros datos de subtotales actuales.
Ahora,
Paso 2: seleccione CONTAR en el menú desplegable y Tamaño en "Agregar campo de subtotal a". Después de eso, desmarque "Reemplazar subtotales actuales". Una vez que haga clic en Aceptar, obtendrá los siguientes datos:
Esto nos ayudará a asegurarnos de que el recuento para diferentes tamaños y podamos ordenar los datos de tal manera que las repeticiones no estén allí.
Consejo n. ° 2
Ordene siempre los datos por columna que usaremos para subtotalizar.
Consejo # 3
Recuerde que cada columna que deseamos subtotalizar incluye una etiqueta en la primera fila.
Consejo # 4
Si desea poner un resumen de los datos, desmarque la casilla "Resumen debajo de los datos al insertar el subtotal".
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