Un comprobante es un documento interno dentro de una empresa que es emitido por las cuentas por pagar Cuentas por pagar Las cuentas por pagar es un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Se espera que las cuentas por pagar se paguen dentro de un año o dentro de un ciclo operativo (lo que sea más largo). AP se considera una de las formas más líquidas de departamento de pasivos corrientes (AP). Puede verse como un “memorando” de los pasivos de la empresa y se utiliza para autorizar un pago.
En cada empresa existe un departamento de cuentas por pagar que se encarga de realizar los pagos adeudados a sus acreedores y proveedores.
Un comprobante es un documento de respaldo necesario para iniciar el procedimiento de recopilación y archivo de todos los demás documentos necesarios para liquidar una responsabilidad.
Una característica importante de la contabilidad interna de una empresa es el mecanismo de control. El mecanismo asegura que cada pago realizado por la empresa sea previamente autorizado y que sea apropiado para los bienes o servicios Productos y Servicios Un producto es un artículo tangible que se pone en el mercado para su adquisición, atención o consumo mientras que un servicio es un Ítem intangible, que surge de recibido en base a los acuerdos preexistentes.
En otras palabras, un bono es un documento justificativo de una factura recibida por la empresa. Una vez que se emite el comprobante, significa que la factura se ha verificado y se ha confirmado que debe pagarse. El comprobante autoriza el pago de la factura en un solo pago que se anotará en el balance.
Cómo funcionan los cupones
En las transacciones de empresa a empresa, a menudo los pagos no vencen inmediatamente. Se pueden pagar con un retraso permitido que puede variar entre 30, 60 o 90 días. Cuando la empresa recibe los suministros con la factura, en lugar de liberar el pago de inmediato, crea un comprobante como recordatorio de los pagos adeudados o como estado de cuenta del pago ya realizado.
Un bono puede incluir varios documentos de respaldo. Los más comunes se enumeran a continuación:
- La factura recibida del proveedor
- Los datos del proveedor a pagar (nombre, dirección, número de teléfono)
- Los datos del pago (importe adeudado, incluido un posible descuento y fecha de vencimiento del pago)
- La orden de compra inicial Orden de compra Una orden de compra es un documento de origen comercial que emite el departamento de compras de una empresa al realizar un pedido con los proveedores de la empresa o realizado por la empresa
- El recibo que confirma que la empresa recibió los bienes o los servicios indicados en la factura.
- Las cuentas del libro mayor General Libro mayor En contabilidad, un Libro mayor (GL) es un registro de todas las transacciones pasadas de una empresa, organizadas por cuentas. Las cuentas del Libro mayor (GL) contienen todas las transacciones de débito y crédito que las afectan. Además, incluyen información detallada sobre cada transacción, necesaria por razones contables.
- La firma de un representante autorizado en la empresa (como el jefe del departamento de cuentas por pagar) que valida la compra y el pago.
- El comprobante de pago, que se incluye en la documentación del bono.
El siguiente gráfico muestra el proceso de preparación de un bono:
Principio contable
Teniendo en cuenta la información anterior, puede ver que hay dos tipos de cupones:
- Cupones que tienen un saldo pendiente adeudado; y
- Vales que hacen referencia a una factura ya pagada.
El primer tipo (pago adeudado) se registra en el balance general. Balance general El balance general es uno de los tres estados financieros fundamentales. Estas declaraciones son clave tanto para la elaboración de modelos financieros como para la contabilidad. El balance general muestra los activos totales de la empresa y cómo se financian estos activos, ya sea mediante deuda o capital. Activos = Pasivos + Patrimonio como cuentas por pagar. Una vez pagado el bono, se registrará como un bono pagado y se deberá adjuntar el comprobante de pago.
importancia de los vales
Los comprobantes son particularmente importantes cuando se realiza una auditoría. Por ley, todas las empresas están sujetas a un procedimiento de auditoría que verifica la veracidad de la información en el estado financiero. Gracias al bono, el auditor a cargo puede verificar fácilmente que todos los bienes adquiridos o los servicios pagados fueron efectivamente recibidos por la empresa. Así, los comprobantes se utilizan para justificar y documentar los pagos en efectivo de la empresa.
Por otro lado, los cupones se utilizan internamente para reducir el riesgo de mala conducta por parte de los empleados y disuadirlos de coludirse para robar activos de la empresa. Los comprobantes crean un rastro de papel, que documenta a todas las personas involucradas en esa transacción en particular, así como sus tareas asociadas con esa transacción. De esta forma, es más fácil evaluar quién es responsable de qué.
Ejemplo de cupones
Un pequeño minimercado solicita alimentos frescos a su proveedor cada pocos días. El gerente del departamento de alimentos frescos pide 50 libras de carne y pescado y el propietario inicia la orden para aprobar la entrega. Cuando el minimercado recibe el pedido, el contenido de la entrega se compara con el pedido para asegurarse de que se recibió todo.
En ese momento, se emite un vale. Contiene la orden de compra, el recibo de envío y la factura. También se incluye el monto adeudado y se registrará en las cuentas por pagar hasta que se realice el pago.
El bono se enviará al propietario, quien revisará todo para asegurarse de que toda la información sea correcta, y luego se aprobará el pago. Posteriormente, la transacción se cierra y el comprobante se registrará como un comprobante pagado en el balance.
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