La gestión de proyectos implica múltiples facetas, cuya implementación y seguimiento pueden llevar bastante tiempo. Por lo tanto, es crucial para los directores de proyectos. Trabajadores del conocimiento El término "trabajador del conocimiento" fue acuñado por primera vez por Peter Drucker en su libro, Los hitos del mañana (1959). Drucker definió a los trabajadores del conocimiento como de alto nivel para identificar oportunidades que ayuden a aumentar la eficiencia y la calidad. Una estrategia que se puede utilizar es el RAID, lo que significa R isks, A ssumptions, me EMAS, y D ependencies. Un registro RAID es una herramienta de gestión de proyectos eficaz que tiene como objetivo centralizar y simplificar la recopilación, el seguimiento y el seguimiento de la información del proyecto. Siga leyendo para obtener más información sobre el registro RAID en la gestión de proyectos.
Riesgos y problemas en RAID
Riesgos Riesgo sistemático El riesgo sistemático es la parte del riesgo total que es causado por factores fuera del control de una empresa o individuo específico. El riesgo sistemático es causado por factores externos a la organización. Todas las inversiones o valores están sujetos a un riesgo sistemático y, por lo tanto, es un riesgo no diversificable. son incertidumbres futuras que pueden afectar negativamente a un proyecto. Un gerente de proyecto debe implementar medidas que ayuden a enfrentar los riesgos que puedan surgir en el camino. Las tareas relacionadas con los riesgos incluyen la identificación, clasificación, evaluación de riesgos y creación de planes de respuesta al riesgo. Gestión de crisis La gestión de crisis implica tratar las crisis de una manera que minimice los daños y permita que la organización afectada se recupere rápidamente. . Para que un proyecto funcione sin problemas, debe haber la menor cantidad de riesgos posible.
Además, es fundamental que los riesgos se identifiquen en las primeras etapas antes de que avancen a problemas graves que pueden hacer que todo un proyecto falle. Algunos de los riesgos y problemas que pueden surgir son:
1. Disponibilidad de recursos
Quizás la mayor preocupación entre los gerentes de proyecto es si obtendrán los recursos que necesitan durante todo el proyecto. Con una planificación adecuada, un gerente de proyecto puede garantizar que los recursos no se agoten a la mitad del proyecto. Además de la disponibilidad de recursos, también debe tenerse en cuenta la continuidad de los recursos. En pocas palabras, esto tiene como objetivo garantizar que los mismos recursos estén disponibles durante la duración del proyecto. Reemplazar recursos en medio del proyecto puede costar una cantidad considerable de tiempo y dinero.
2. Riesgo de mercado
Otra incertidumbre que debe tenerse en cuenta es el riesgo de mercado. En pocas palabras, este es el impacto en un proyecto que puede resultar de los cambios que se introducen en el mercado. Por ejemplo, considere una industria donde las innovaciones tecnológicas ocurren rápidamente y ocurren con frecuencia. Para que los proyectos prosperen en dicho entorno, deben completarse a tiempo, antes de que se vuelvan obsoletos.
3. Fluidez
Los gerentes de proyecto también deben evaluar si las organizaciones en las que trabajan son fluidas. Por ejemplo, ¿es probable que los propietarios del proyecto cambien de opinión? ¿Introducirá su producto en un mercado que cambia rápidamente? Si es así, debe haber una amplia flexibilidad por parte del director del proyecto para adaptarse a circunstancias cambiantes.
4. Regulatorio
Las leyes que se aplican en un estado también pueden representar riesgos para su proyecto. Entonces, antes que nada, los gerentes de proyectos deben familiarizarse con las leyes que se aplican a su industria, para evitar infringirlas sin saberlo. También necesitan verificar las estructuras corporativas. Estructura corporativa La estructura corporativa se refiere a la organización de diferentes departamentos o unidades de negocios dentro de una empresa. Dependiendo de los objetivos de la empresa y de la industria que adopten las partes interesadas. De esta manera, pueden asegurarse de que las acciones de un jugador en particular no pongan en riesgo todo el proyecto.
Dependencias del proyecto
Hay dos variedades principales de dependencias: salientes y entrantes . Saliente significa que el proyecto se basa en una actividad que lleva a cabo un equipo en particular para pasar a otra tarea o entregar resultados. Por el contrario, entrante significa que otras partes confían en un equipo en particular para finalizar una tarea antes de obtener resultados. Un ejemplo de dependencia saliente es cuando uno tiene que esperar a que el departamento legal revise y apruebe un documento en particular antes de que se le permita realizar ajustes en el sistema.
Comprender bien las dependencias ayuda a identificar y resolver problemas en sus primeras etapas. Otros ejemplos de dependencias son:
- El propietario de un sistema que necesita completar los cambios de codificación antes de que otra persona pueda realizar pruebas de un extremo a otro
- Cuando los agentes inmobiliarios deben aprobar los diseños de los edificios antes de que comiencen los proyectos de construcción
Supuestos del proyecto
La gente hace muchas suposiciones al emprender un proyecto en particular. Ocurre con mayor frecuencia durante las etapas iniciales del proyecto. Lo único que no debe olvidar hacer es documentar formalmente estas suposiciones. De esta manera, si surgen disputas más adelante, las partes interesadas involucradas siempre pueden consultar la letra pequeña.
El registro RAID
Ahora que estamos familiarizados con lo que significa el acrónimo RAID, lo siguiente que debemos mirar es el registro RAID. El registro es simplemente una lista de todos los riesgos, suposiciones, dependencias y problemas. Se introduce en la etapa de inicio del proyecto, donde se utiliza para capturar elementos vitales. El registro de incursiones se refina a medida que avanza el proyecto.
El registro RAID destaca cada factor por separado. Estos son los elementos principales enumerados en cada sección del registro.
1. Sección de riesgos y problemas
La parte de riesgos y problemas incluye:
- Un identificador distinto para facilitar la referencia
- La fecha en la que se registra un elemento en particular
- Un resumen del problema o riesgo clave
- Una descripción detallada del problema o riesgo
- El impacto que podría surgir si el riesgo se convierte en un problema. ¿Es probable que el impacto sea alto, bajo o medio?
- Probabilidad o probabilidad de que ocurran los riesgos
Cada riesgo y problema necesita un plan de mitigación. Hay varias formas de mitigar los riesgos, como informar a su gerencia sobre el problema o riesgo, aceptar el riesgo y reconocer que no hay nada que se pueda hacer al respecto o tomar las medidas necesarias para eliminar un riesgo.
2. Sección de dependencias
Las dependencias siempre deben ser acordadas por las partes involucradas. Esto significa que un gerente de proyecto no puede responsabilizar a una parte interesada por un problema con el que no estuvo de acuerdo en primer lugar. La sección de dependencias de un registro RAID destaca:
- Un indicador distinto y secuencial para facilitar la referencia
- La fecha en que se registra un problema
- Especificación de si la dependencia es entrante o saliente
- Una descripción detallada de la dependencia
- Un resumen de la dependencia
- La fecha concreta en que se entregará la dependencia
- Las partes que consienten la dependencia
- Comentarios: todos los comentarios se enumeran en el registro. Cada comentario debe ir precedido de la fecha y el nombre de la persona que hizo el comentario.
3. Sección de supuestos
Es importante documentar siempre las suposiciones que surgen en el curso de un proyecto. Hacerlo ayuda a prevenir problemas de comunicación y posibles conflictos. Las suposiciones son útiles al comienzo de un proyecto. La sección de supuestos destacará:
- Un indicador distinto y secuencial para facilitar la referencia
- La fecha en la que se registró un elemento
- Un resumen de los supuestos
- Una descripción detallada de los supuestos
- Estado: ¿los artículos son nuevos, están en progreso o están cerrados?
- Se consultó a las partes interesadas al formular los supuestos
La línea de fondo
El registro RAID es una herramienta de comunicación imprescindible para los jefes de proyecto. No solo facilita el seguimiento de las actividades, sino que también es clave para mantener informados a todos los interesados. El registro RAID debe actualizarse de vez en cuando para mantenerlo preciso, actualizado y eficaz.
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