La contabilidad de nómina es esencialmente el cálculo, la gestión, el registro y el análisis de la compensación de los empleados. Remuneración La remuneración es cualquier tipo de compensación o pago que una persona o empleado recibe como pago por sus servicios o el trabajo que realiza para una organización o empresa. Incluye cualquier salario base que reciba un empleado, junto con otros tipos de pago que devengan durante el curso de su trabajo, que. Además, la contabilidad de la nómina también incluye la conciliación de beneficios Seguridad Social El Seguro Social es un programa del gobierno federal de los EE. UU. Que proporciona seguro social y beneficios a personas con ingresos insuficientes o nulos. Los primeros impuestos sociales, retenciones y deducciones relacionadas con la compensación.El cálculo de la nómina está muy influenciado por los requisitos legales de cada país (también puede depender de los requisitos de la ciudad local o estatal).
Principales costos de la contabilidad de nómina
Los costos de nómina están relacionados con las obligaciones (gastos) asumidos por un empleador. Financian la compensación pagada a los empleados por su trabajo directo o como consecuencia de los beneficios obligatorios definidos por los requisitos legales.
La suma de todos los conceptos enumerados anteriormente forma el gasto acumulado por mantener a un empleado en la nómina.
Bajo principios contables, todos los gastos acumulados. Gastos acumulados Los gastos acumulados son gastos que se reconocen aunque no se haya pagado el efectivo. Estos gastos generalmente se comparan con los ingresos mediante el principio de correspondencia de GAAP (Principios de contabilidad generalmente aceptados). deben cumplir con el principio de concordancia Principio de concordancia El principio de concordancia es un concepto contable que dicta que las empresas reportan los gastos al mismo tiempo que los ingresos con los que están relacionadas. Los ingresos y gastos se cotejan en el estado de resultados durante un período de tiempo (por ejemplo, un año, trimestre o mes). Ejemplo del principio de emparejamiento. El principio de emparejamiento establece que todos los gastos deben coincidir en el período en que se informan todos los ingresos relacionados (no depende de la fecha de pago). Por ejemplo,si se contrata a un empleado el primer día de diciembre pero se le paga en la primera semana de enero, el gasto relacionado con la mano de obra del empleado debe reconocerse en diciembre.
Nota: La compensación por el trabajo de los empleados no siempre se reconoce como un gasto. Por ejemplo, si la mano de obra de los empleados servidos para fabricar un producto o activo, la compensación (incluidas las provisiones) debe registrarse como costo de fabricación del producto (inventario Inventario El inventario es una cuenta de activo corriente que se encuentra en el balance general, que consta de todos los materiales, trabajo en curso y productos terminados que una empresa ha acumulado. A menudo se considera el más ilíquido de todos los activos circulantes; por lo tanto, se excluye del numerador en el cálculo del índice rápido) o activo y se reconoce como gasto cuando se vende el inventario (a través del costo de ventas) o se utiliza el activo (a través de la amortización).
Obligaciones de desempeño bajo la contabilidad de nómina
Las obligaciones de desempeño están relacionadas con retenciones o deducciones de los salarios de los empleados. Las retenciones no se pagan directamente a los empleados, pero generalmente se pagan posteriormente a instituciones gubernamentales o empresas privadas. Las retenciones más comunes según las leyes de EE. UU. Son:
- Retenciones federales: retenciones de impuestos federales sobre la renta
- Retenciones estatales: retenciones de impuestos estatales sobre la renta
- FICA pagadero: Retenciones por Seguro Social y Medicare
- Discapacidad estatal: impuestos estatales por discapacidad
- Seguro médico para empleados: retenciones por cobertura de seguro médico
- 401K: Retenciones para ahorros para la jubilación.
Otras retenciones incluyen:
- Retenciones ordenadas por el tribunal: Deducciones del salario ordenadas por el tribunal para fines específicos.
- Cuotas sindicales
Configurar la contabilidad de nómina
Antes de iniciar el proceso de contratación, existen algunos requisitos o consideraciones importantes que los empleadores deben cumplir. Están de acuerdo con la legislación federal de los EE. UU. Y pueden variar de un estado a otro.
1. Número de identificación de empleador federal (EIN)
Se utiliza para realizar un seguimiento de los pagos de impuestos federales. Una empresa debe obtener un EIN del IRS.
2. Tipo de pago y periodicidad
Después de decidir el nivel de salario (según puesto, experiencia, industria, etc.) y el tipo (salario por hora o anual), seleccione el período en el que se pagará a los empleados. Los pagos generalmente se seleccionan entre semanales, quincenales o mensuales. Los períodos de pago no deben exceder la base mensual.
3. Beneficios y seguros para empleados
Si los empleadores ofrecen beneficios adicionales, como un seguro o un plan de jubilación 401K, deberán decidir cuánto contribuir como empleador y cuánto del costo debe asumir el empleado para obtener el beneficio.
4. Formularios de empleados
Al contratar empleados, es importante recopilar toda la información relacionada con el derecho a trabajar en los EE. UU. Y la información personal. Los formularios más importantes son el formulario I-9 (para verificar si el empleado tiene la ciudadanía o el derecho a trabajar en los EE. UU. Con un permiso de trabajo), el formulario W-4 (información personal de los empleados: al completar este formulario, obtiene el información necesaria para calcular la retención aplicable a un empleado) y formulario de depósito directo.
Cálculos en contabilidad de nómina
Después de configurar la empresa para contratar empleados y recopilar toda la información relacionada con los empleados, la empresa deberá seguir estos pasos:
- Calcule la compensación directa e indirecta por mano de obra: Al finalizar un mes sume todos los costos por compensación directa, como salarios y horas extras (la mayoría de las retenciones y provisiones se calculan en base a estos conceptos).
- Luego, sume conceptos indirectos como comisiones y bonificaciones (verifique sus requisitos federales y estatales para ver si deben incluirse en el cálculo de retenciones o deducciones).
- Calcule las retenciones y las deducciones: Después de determinar la base para cada retención o deducción según el paso anterior, calcule los impuestos y las deducciones salariales de sus empleados de acuerdo con los requisitos aplicables.
- Calcular provisiones: Las provisiones son gastos devengados que generan pasivos que se van a pagar en el futuro. Los gastos que son resultado de requerimientos legales como feriados y vacaciones se reconocen como provisiones en el período en que se incurren, aunque se pagan en meses posteriores. Son el resultado de la relación contractual con el empleado.
- Registre las entradas en los libros.
- Generar pagos: Después de calcular y registrar los asientos contables, las empresas necesitan generar los pagos a empleados, entidades gubernamentales (relacionadas con retenciones) y otras entidades. Este proceso a menudo puede subcontratarse con terceros, como Ceridian.
- Calcular ajustes posteriores a las provisiones: Debido a la naturaleza de las provisiones, las cuales se basan en estimaciones, es importante recalcular y ajustar las provisiones si es necesario.
Conclusiones clave
La clave para la contabilidad de la nómina es reconocer cuándo el empleador o el empleado asume un concepto. Al dominar la base de cálculo de impuestos y deducciones federales, estatales y municipales, podrá calcular correctamente los pagos de nómina. Como las provisiones se basan en estimaciones, deberá volver a calcularlas antes del pago para realizar los ajustes necesarios. También es importante establecer todos los requisitos legales y de procedimiento antes de contratar a un empleado porque eso le ayudará a reducir la actividad de reprocesamiento.
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