¿Qué es el hurto en efectivo?

El hurto de efectivo se refiere al acto de robar efectivo que ya ha sido registrado en los libros de cuentas. T Guía de cuentas T Las cuentas se utilizan en contabilidad para rastrear débitos y créditos y preparar estados financieros. Es una representación visual de cuentas individuales que se parece a una "T", por lo que todas las sumas y restas (débitos y créditos) de la cuenta se pueden rastrear y representar visualmente fácilmente. Esta guía de cuentas T le dará ejemplos de cómo funcionan y cómo usarlas. durante un período específico. Este fraude es perpetrado por un empleado, sin el consentimiento o conocimiento del empleador. El hurto a menudo ocurre en la caja registradora, en el punto de recolección de efectivo o en depósitos en tránsito. Sin embargo, esta forma de robo es detectable si la empresa mantiene registros de efectivo precisos,y se puede identificar durante las conciliaciones de efectivo.

Hurto en efectivo

La mayoría de las empresas tienden a pasar por alto el hurto porque los empleados tienden a robar pequeñas cantidades que pueden no tener un efecto significativo en los ingresos totales. Ingresos por ventas Los ingresos por ventas son los ingresos que recibe una empresa por sus ventas de bienes o la prestación de servicios. En contabilidad, los términos "ventas" e "ingresos" pueden usarse, y a menudo se usan indistintamente, para significar lo mismo. Los ingresos no necesariamente significan efectivo recibido. . Sin embargo, cuando se permite que la práctica continúe, las pequeñas cantidades pueden sumarse para convertirse en cantidades importantes que llevarán a la empresa a dificultades financieras.

Hurto de efectivo contra robo

Robo de efectivo y fraude de robo de efectivo El fraude de robo de efectivo es un tipo de delito de cuello blanco que implica tomar el efectivo de una empresa antes de ingresarlo en el sistema contable. son dos tipos comunes de fraude perpetrados por los empleados de la empresa. Se diferencian en el momento de su aparición. Si bien el hurto de efectivo implica el robo de efectivo que se ha registrado en los libros del empleador, el robo se refiere al robo de dinero que no se ha registrado en los libros de cuentas del empleador o en el sistema contable.

El hurto es a menudo más fácil de detectar que el desnatado porque los fondos robados ya han sido capturados en el sistema contable y, por lo tanto, dejan un rastro de auditoría Informe del auditor Un informe del auditor independiente es una opinión oficial emitida por un auditor externo o interno sobre la calidad y exactitud de los estados financieros que se puede descubrir durante las conciliaciones y auditorías de caja.

Tipos de hurto en efectivo

Hay varios tipos de hurto de efectivo que los empleados utilizan para robar efectivo de un empleador. Incluyen:

1. Robar dinero en efectivo de la caja registradora

Un alto porcentaje de robo de efectivo por parte de los empleados ocurre en la caja registradora (o en puntos de recolección de efectivo alternativos como cajones de efectivo) porque es allí donde se almacenan el efectivo y los recibos. Cuando se pasa dinero de un lado a otro, el empleado puede recoger algo de efectivo y guardarlo en sus bolsillos cuando nadie está mirando.

El empleado también puede esperar una oportunidad cuando haya menos actividad en la caja registradora para abrir la caja y cavar para quitar algunas notas. Sin embargo, dado que el empleado roba efectivo que ya ha sido registrado en el registro de registro, un desequilibrio entre el efectivo registrado y el efectivo almacenado indica posibles casos de fraude.

2. Inversión de transacciones en efectivo

Después de robarle dinero al empleador, algunos empleados pueden revertir ciertas transacciones como una forma de ocultar el robo de efectivo. Lo logran registrando devoluciones fraudulentas y falsos vacíos como una forma de disminuir la cantidad de saldo en efectivo que se refleja en el registro de registro.

Por ejemplo, después de robar el efectivo recibido por un cliente como pago por la compra de un producto, el empleado puede destruir los recibos que reflejan la transacción. Para ocultar el hurto, el empleado puede volver a la caja registradora y anular la transacción que se ingresó en el momento de la compra. Revertir la transacción sirve como una forma de disminuir el saldo que se muestra en el registro de registro para que sea igual al efectivo disponible.

3. Modificación de los recuentos de efectivo

Los empleados pueden tener la oportunidad de modificar el recuento de efectivo si están a cargo de registrar los pagos en efectivo y conciliar el efectivo disponible y el efectivo capturado en el registro de la caja registradora. Les da la oportunidad de reconciliar la caja registradora con una figura que oculta sus huellas de robo, lo que les permite robar sin ser notados.

Idealmente, un empleado que se ocupa de la caja registradora no debería ser la misma persona encargada de verificar el efectivo disponible y la cantidad capturada en el registro de la caja registradora, ya que esto crea una laguna para robar dinero.

4. Escribir cheques personales para cubrir el robo

Este tipo de robo de efectivo implica cubrir el saldo de efectivo con un cheque personal como una forma de conciliar la diferencia de efectivo. Esta práctica tiene como objetivo ocultar la escasez de efectivo al conciliar la caja registradora con el efectivo disponible. Sin embargo, el empleado corre el riesgo de que el cheque se desenmascare cuando un auditor está revisando el registro de efectivo. Además, cuando se cobra el cheque, contrarrestará el efectivo que habían tomado, o rebotará y alertará al empleador del esquema en el que está involucrado el empleado.

5. Destrucción de registros de caja registradora

Si los empleados no pueden equilibrar el efectivo registrado en la caja registradora y el efectivo recibido, pueden recurrir a destruir los registros de la caja registradora para evitar verse implicados en un delito. La destrucción de los registros evitaría que el empleador o los auditores revisen los registros para identificar cualquier discrepancia con el efectivo recibido.

Prevención del hurto en efectivo

A continuación se presentan algunos de los pasos que los empleadores pueden tomar para prevenir el robo de efectivo:

1. Separación de funciones

Los empleadores deben tener una estructura organizativa clara que separe las tareas asignadas a los empleados. Idealmente, cada empleado no debe tener el control de una transacción contable completa, ya que esto aumenta el riesgo de fraude. Por ejemplo, cuando un empleado está a cargo de registrar los pagos en efectivo, depositar el efectivo y las conciliaciones, presenta una oportunidad fácil de beneficiarse de manera fraudulenta. Algunas de las funciones que deben separarse incluyen recibos de efectivo, desembolsos de efectivo, conciliaciones bancarias, recuentos de efectivo, contabilización de depósitos, etc.

2. Rotación de asignaciones y vacaciones obligatorias

Cuando un empleado realiza ciertas funciones de manera continua, puede sentirse demasiado cómodo y comenzar a encontrar formas de manipular el sistema en su beneficio. Esto se aplica principalmente a los empleados que participan en la recepción de pagos en efectivo, el registro de pagos, las autorizaciones de pago y las conciliaciones de efectivo. El empleador debe contar con un sistema que rota las asignaciones realizadas por empleados específicos para reducir la incidencia de fraude.

El empleador también debe imponer un feriado obligatorio a los empleados para que puedan revisar su desempeño y determinar si están involucrados en alguna forma de manipulación de efectivo o fraude financiero. Cuando el empleado está ausente, el empleador puede asignar a otro empleado para que lleve a cabo esa función para asegurar la continuidad de las operaciones comerciales.

3. Recuento de caja sorpresa y supervisión de procedimientos.

Otra forma de prevenir el robo de efectivo es realizar recuentos de efectivo sorpresa para detectar cualquier incidente de fraude. Los conteos de efectivo sorpresa ayudan a inculcar disciplina entre los empleados, ya que temerán que el empleador desenmascare sus esquemas. Los recuentos de efectivo deben apuntar a todos los procesos de manejo de efectivo, desde los recibos hasta los depósitos bancarios. Además, los empleados involucrados en estos roles críticos deben ser supervisados ​​directamente y el supervisor debe aprobar cualquier reembolso o anulación.

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