El ciclo de ventas y cobranza, también conocido como ciclo de ingresos, cuentas por cobrar y cobros (RRR), se compone de varias clases de transacciones. La clase de ventas y la clase de recibos de transacciones son los asientos de diario típicos que las cuentas de débito por cobrar Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar (AR) representan las ventas a crédito de una empresa, que aún no están pagadas en su totalidad por sus clientes, un activo corriente en el balance. Las empresas permiten que sus clientes paguen en un período de tiempo prolongado y razonable, siempre que se acuerden los términos. y los ingresos por ventas a crédito Ingresos por ventas Los ingresos por ventas son los ingresos que recibe una empresa por sus ventas de bienes o la prestación de servicios. En contabilidad, los términos "ventas" e "ingresos" pueden usarse, y a menudo se usan indistintamente, para significar lo mismo.Los ingresos no necesariamente significan efectivo recibido. y débito en efectivo y cuentas por cobrar a crédito, respectivamente. Estos son el registro de las ventas y el cobro en efectivo de la venta.
Además, existen otras clases de transacciones en el ciclo de ventas y cobranza que incluyen devoluciones y descuentos de ventas, devoluciones de ventas de débito, cuentas por cobrar de crédito, cancelaciones de cuentas por cobrar incobrables (reserva de débito para cuentas de cobro dudoso, cuentas por cobrar de crédito) y deudas incobrables. gastos (débito por insolvencia y provisión de crédito para cuentas de cobro dudoso). Nos centramos aquí en las entradas de diario más comunes.
Funciones comerciales importantes y documentos relacionados
Aunque muchas empresas siguen diferentes procesos internos y utilizan más métodos electrónicos, el siguiente diagrama de flujo es un proceso empresarial típico. Ciclo económico Un ciclo económico es un ciclo de fluctuaciones en el Producto Interno Bruto (PIB) alrededor de su tasa de crecimiento natural a largo plazo. Explica la expansión y contracción de la actividad económica que experimenta una economía a lo largo del tiempo. en el ciclo de venta y cobranza.
El proceso generalmente comienza cuando un cliente se acerca a la empresa y presenta una orden de compra del cliente. El departamento de ventas recibe el documento y prepara una orden de venta que luego se envía al departamento de crédito para una verificación de crédito. Recuerde que los vendedores no realizarán verificaciones de crédito porque su posición como vendedor puede afectar sus decisiones crediticias sobre los clientes. Esto se llama segregación de funciones.
Una vez que el departamento de crédito aprueba al cliente y el pedido, el pedido de venta se envía al departamento de envío, que generará un documento de envío, también conocido como conocimiento de embarque o albarán. La orden de venta aprobada y el documento de envío se envían luego al empleado de cuentas por cobrar, quien luego genera una factura de venta y realiza el asiento de diario necesario. Y finalmente, una vez que se recibe el efectivo del cliente, la contabilidad o tesorería registra el crédito a caja y carga el saldo en cuentas por cobrar.
Controles internos para la clase de transacciones de ventas
Recuerde que para las clases de transacciones, hay cinco afirmaciones aplicables: corte, clasificación, integridad, ocurrencia y precisión . Un control interno relacionado con la afirmación de ocurrencia es que cada transacción de venta está respaldada por los documentos necesarios, como la orden de venta aprobada, los documentos de envío y la factura.
Otros controles internos de la empresa incluyen solicitar la aprobación para vender productos a nuevos clientes, enviar estados de cuenta mensuales a los clientes, realizar un seguimiento independiente de las quejas recibidas y revisar los informes de excepción que incluyen transacciones de ventas grandes o inusuales.
En términos de la afirmación de integridad, los documentos de envío suelen estar numerados previamente de forma secuencial para que cualquier transacción duplicada o faltante pueda contabilizarse correctamente. Si la transacción de venta realmente ocurrió, generalmente implica una prueba hacia atrás. Esto significa que el auditor primero examinará los estados financieros / libro mayor y rastreará la venta hasta sus documentos originales para ver si son genuinos. La prueba de integridad, sin embargo, es lo contrario. El auditor comenzará con los documentos fuente y confirmará si todas las transacciones están completamente registradas en el libro mayor.
Controles internos para recibos de efectivo
Algunos controles internos para la clase de recibos de efectivo incluyen la separación de funciones entre el manejador de efectivo y el encargado de los registros, y conciliaciones bancarias mensuales. Estos dos controles pertenecen principalmente a la afirmación de ocurrencia. En términos de aseveración de integridad, los extractos mensuales de los clientes son un fuerte control, así como el uso de facturas de remesas o pre-listado de efectivo, y la conciliación de los documentos con las boletas de depósito.
Confirmaciones como pruebas de detalles de saldos
Recuerde que las pruebas sustantivas comprenden procedimientos analíticos sustantivos y pruebas de detalles de balanzas. Los procedimientos analíticos incluyen análisis de tendencias y proporciones y, para las cuentas por cobrar, normalmente incluye el análisis de las cifras de rotación de las cuentas por cobrar o el número de días de ventas en las cuentas por cobrar y sus tendencias y relación con las cifras de la industria. Las pruebas de los detalles de los saldos de las cuentas por cobrar suelen ser confirmaciones. Incluyen cartas de confirmación enviadas a los clientes para verificar si el saldo en el libro mayor es correcto. Hay dos tipos de confirmaciones: positivas y negativas.
| Positivo | Negativo | ||
|---|---|---|---|
| Escribe un | Tipo B | ||
| Solicita que el cliente responda si el saldo es correcto o no | Pide al cliente que indique la cantidad adeuda en una fecha determinada (es decir, complete el espacio en blanco) | Solicita que el cliente responda solo si el cliente no está de acuerdo con la cantidad indicada en la carta | |
| Solicita que el cliente responda si el saldo es correcto o no Enfoque más común, por lo general tiene una mejor tasa de respuesta. | Evidencia de mayor calidad, pero generalmente tiene una tasa de respuesta más baja | Evidencia de menor calidad que las confirmaciones positivas |
Más recursos
Gracias por leer la guía de Finanzas sobre el ciclo de ventas y cobranza. Para ampliar su educación financiera, consulte los siguientes recursos financieros:
- Beneficio bruto Beneficio bruto El beneficio bruto es el beneficio directo que queda después de deducir el costo de los bienes vendidos, o "costo de ventas", de los ingresos por ventas. Se utiliza para calcular el margen de beneficio bruto y es la cifra de beneficio inicial que figura en el estado de resultados de una empresa. La ganancia bruta se calcula antes de la ganancia operativa o la ganancia neta.
- Flujos de ingresos Flujos de ingresos Los flujos de ingresos son las diversas fuentes de las que una empresa gana dinero con la venta de bienes o la prestación de servicios. Los tipos de ingresos que una empresa registra en sus cuentas dependen de los tipos de actividades realizadas por la empresa. Ver categorías y ejemplos
- Estado de resultados Estado de resultados El estado de resultados es uno de los estados financieros centrales de una empresa que muestra sus ganancias y pérdidas durante un período de tiempo. La utilidad o pérdida se determina tomando todos los ingresos y restando todos los gastos de las actividades operativas y no operativas. Este estado es uno de los tres estados utilizados tanto en las finanzas corporativas (incluida la modelización financiera) como en la contabilidad.
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