La validación de datos en Excel es una herramienta existente y accesible para garantizar la integridad de los datos mientras se construye un modelo financiero. Qué es el modelado financiero El modelado financiero se realiza en Excel para pronosticar el desempeño financiero de una empresa. Descripción general de qué es el modelado financiero, cómo y por qué construir un modelo. Aunque es solo un paso adicional fácil, la validación de datos en Excel es una herramienta extremadamente útil para asegurar las entradas y salidas de su modelo. Este artículo está destinado a proporcionar a los lectores una mejor comprensión de por qué y cómo usar la validación de datos, en pasos simples y sencillos.
Ejemplo de validación de datos en Excel
En este ejemplo, usaremos la validación de datos para asegurarnos de que el margen bruto se mantenga dentro del rango de 0 a 0,9.
En Excel, la validación de datos se encuentra en la cinta "Datos", en "Validación de datos". Una vez hecho clic, aparecerá la ventana de validación de datos. Mostrará tres pestañas: Configuración, Mensaje de entrada y Alerta de error.
En esta captura de pantalla, podemos ver que el rango de entrada "GrossMargin" se ha establecido entre 0 y 90 por ciento. Aunque no puede ver la pestaña "Alerta de error", se ha configurado para alertar a los usuarios con un mensaje de advertencia si la entrada "GrossMargin" se ha establecido fuera del rango. Este es un ejemplo útil, ya que los márgenes brutos siempre están entre 0 y 1; sin embargo, es extremadamente raro que los márgenes brutos superen el 90% de las ventas. Para garantizar la integridad de los datos y eliminar la posibilidad de que el margen bruto supere el 90% de las ventas, se ha utilizado la validación de datos.
Uso de la validación de datos para encontrar datos no válidos
Si coloca la validación de datos en las entradas de su modelo, puede verificar si los usuarios han establecido entradas fuera de los rangos de validación de datos preestablecidos. Para marcar las entradas de datos no válidas, puede hacer clic en la cinta "Datos", luego en "Validación de datos" y, finalmente, en "Círculo de datos no válidos".
Demostración de la validación de datos en Excel
Para esta demostración y durante todo el curso, usamos Excel 2016.
A continuación, en la pestaña "Mensaje de entrada", escribiremos nuestro mensaje para que se muestre en nuestra entrada. Debajo del título, escribiremos "Tenga en cuenta:", y debajo del mensaje de entrada, escribiremos el mensaje: "Introduzca su suposición de márgenes brutos. Históricamente, los márgenes brutos están entre 0 y 90 por ciento ”. Antes de hacer clic en el botón "Validación de datos", use el cursor para seleccionar la entrada que desea validar. En esta demostración, la entrada elegida es "GrossMargin". Idéntico al ejemplo anterior, configuraremos nuestra entrada "GrossMargin" para que esté entre 0 y 0,9. Para poner la validación de datos en esta entrada, simplemente haga clic en "Validación de datos" y establezca sus criterios en la pestaña "Configuración".
Cuando finalice esta configuración, en nuestra entrada "GrossMargin", mostrará lo siguiente:
El mensaje de entrada actuará como un recordatorio para que los nuevos usuarios establezcan la entrada entre el rango como está escrito en la nota.
Por último, en la pestaña "Alerta de error", puede establecer diferentes estilos de alerta, incluidos "Detener", "Advertencia" e "Información". Para nuestra demostración, estableceremos el estilo en "Advertencia". El título también será "Advertencia", con el mensaje de error "Ha ingresado una suposición de margen bruto que no está entre 0 y 90 por ciento".
Luego hacemos clic en Aceptar para completar la configuración de validación de datos. Ahora, ingresaremos 95% en la entrada "GrossMargin" para asegurarnos de que el mensaje de error esté funcionando como se esperaba. Si se completa correctamente, aparecerá esta pantalla de error cuando ponga el 95% en el "GrossMargin":
Cuando aparezca el mensaje de error, haremos clic en “Sí” para continuar. Luego, usaremos la función “Círculo de datos no válidos” como se explicó anteriormente para encontrar la entrada que está fuera de nuestro rango preestablecido.
Resumen
La herramienta de validación de datos en Excel es una habilidad fácil de usar que permite a los usuarios garantizar la integridad de los datos y así usar sus modelos con confianza. En este artículo, exploramos el proceso paso a paso de poner validación de datos en entradas seleccionadas, establecer criterios de entrada, seleccionar un mensaje de entrada y, finalmente, alerta de error. También aprendimos cómo marcar datos no válidos mediante el uso de la herramienta "Circular datos no válidos".
Recursos adicionales
Gracias por leer la guía de Finanzas para usar la validación de datos en Excel. Consulte los siguientes recursos financieros gratuitos adicionales para continuar convirtiéndose en un analista financiero de clase mundial.
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