¿Qué es la caja chica?

La caja chica se refiere a la noción de que todas las empresas necesitan efectivo de forma regular para pagar artículos como suministros de oficina, servicios de correo o refrigerios de oficina. Por lo tanto, las empresas tienen algo de efectivo disponible para gastos inesperados. Costos fijos y variables El costo es algo que se puede clasificar de varias maneras según su naturaleza. Uno de los métodos más populares es la clasificación según costos fijos y costos variables. Los costos fijos no cambian con aumentos / disminuciones en las unidades de volumen de producción, mientras que los costos variables son únicamente dependientes. Aunque normalmente solo hay una cuenta de efectivo en el estado de situación financiera de la mayoría de las empresas, la caja chica se incluye en la cuenta de activo corriente en la cuenta más general de “efectivo”.

Obviamente, las empresas no quieren mucho dinero en efectivo en la oficina. Las cantidades varían entre las empresas, pero pueden oscilar entre $ 50 y $ 500. Las empresas que gastan más o menos efectivo de lo esperado pueden ajustar sus saldos. Tres estados financieros Los tres estados financieros son el estado de resultados, el balance general y el estado de flujos de efectivo. Estas tres declaraciones centrales son intrincadamente acordes.

Como parte del efectivo de una empresa, se extrae un fondo de caja chica en su cuenta corriente, cobrando ese cheque y entregando la moneda y las monedas al custodio. En esta transacción, no hay ningún gasto involucrado. Si el dinero del fondo se utiliza para gastos, el custodio utilizará recibos o comprobantes de caja chica para reemplazar ese efectivo. Cuando se repone el fondo, los gastos se registrarán en el libro mayor.

Proceso de reconciliación

La conciliación del fondo de caja chica debe realizarse periódicamente para garantizar que el saldo del fondo sea correcto. Al conciliar los saldos, el saldo final o el efectivo restante en el fondo y todos los cargos por recibos deben ser iguales al saldo original, que generalmente se transfiere del período de informe anterior. El fondo se puede reponer hasta la cantidad aprobada según sea necesario.

Controles internos

No importa cuán grande sea el saldo, es importante que las empresas establezcan un buen sistema de control interno que realice un seguimiento de todas las entradas y salidas de efectivo de la cuenta de caja chica. Por ejemplo, cualquier persona que requiera tal efectivo debe tener que escribir su nombre, la fecha, la hora y el monto específico y la descripción de la transacción. Todos estos detalles generalmente se completan a través de un comprobante / hoja de trabajo de caja chica. Estas hojas de trabajo vienen en diferentes formas, pero generalmente requieren información similar. La mejor forma de controlar la cuenta es designar a una persona en la oficina para que administre la cantidad.

El comprobante de caja chica puede verse así:

Comprobante de caja chica

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