¿Qué es el ciclo de adquisición y pago?

El ciclo de adquisición y pago (también denominado ciclo de APP para compras, cuentas por pagar y pagos) se compone principalmente de dos clases de transacciones. La primera clase es la clase de adquisición. El asiento de diario típico para esta clase de transacciones es un débito a inventario. Inventario El inventario es una cuenta de activo corriente que se encuentra en el balance general, que consta de todas las materias primas, trabajos en curso y productos terminados que una empresa ha acumulado. A menudo se considera el más ilíquido de todos los activos corrientes; por lo tanto, se excluye del numerador en el cálculo del índice rápido. o un gasto y un crédito a las cuentas por pagar Cuentas por pagar Las cuentas por pagar son un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Se espera que las cuentas por pagar se paguen dentro de un año,o dentro de un ciclo operativo (el que sea más largo). El AP se considera una de las formas más líquidas de pasivo corriente. La afirmación de clasificación es muy importante en este escenario porque hay muchos débitos posibles que pueden completar el asiento del diario.

La segunda clase de transacciones en el ciclo de adquisición y pago es la clase de desembolsos de efectivo. La entrada de diario típica para esta clase es simplemente un débito a cuentas por pagar y un crédito a efectivo. Con todo, este ciclo se trata principalmente de incurrir en cuentas por pagar y liquidar esas cuentas por pagar con efectivo.

Funciones comerciales típicas y documentos importantes

Aunque muchas empresas siguen diferentes procesos internos y utilizan métodos electrónicos, el siguiente diagrama de flujo es un proceso empresarial típico Ciclo de vida empresarial El ciclo de vida empresarial es la progresión de una empresa en fases a lo largo del tiempo y, por lo general, se divide en cinco etapas: lanzamiento , crecimiento, sacudida, madurez y declive. en el ciclo de adquisición y pago.

Ciclo de adquisición y pago

El proceso generalmente comienza con una solicitud de compra que genera un empleado de la empresa. La solicitud de compra es un documento que describe el producto necesario y la cantidad requerida. Luego, el documento se envía al departamento de compras que genera una orden de compra. La orden de compra enumera el producto a comprar, la cantidad a pedir y el precio que la empresa está dispuesta a pagar.

Por lo general, los empleados solo pueden comprar de una lista de proveedores aprobados. Una vez que el siguiente departamento ha recibido los productos pedidos, la empresa emite un informe de recepción. El informe debe coincidir con la orden de compra y se envía al equipo de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad. Aquí, el empleado concilia las mercancías recibidas con la factura del proveedor y se registra el asiento de diario en las cuentas por pagar. Finalmente, el pago se procesa en tesorería y el efectivo se paga realmente.

Metodología general para la auditoría de ciclos

Al auditar ciclos para diferentes empresas, el enfoque típico es:

  • Comprender la entidad y su entorno.
  • Para cada ciclo, identifique los controles internos que existen
  • Evaluar el riesgo de control y el riesgo de incorrección material
  • Evaluar el análisis de costo-beneficio de los controles de prueba y seguir un enfoque de auditoría combinado frente a un enfoque de auditoría puramente sustantivo

Controles internos importantes para adquisiciones y desembolsos

Recuerde que para las clases de transacciones, hay cinco afirmaciones aplicables: corte, clasificación, integridad, ocurrencia y precisión .

Un control interno relacionado con la afirmación de ocurrencia es que cada compra va acompañada de los documentos de respaldo necesarios, como la solicitud de compra, la orden de compra, el informe de recepción y la factura del proveedor. Sin tales documentos, una compra no puede "ocurrir" y, por lo tanto, no debería haberse registrado. Otros controles incluyen las aprobaciones de órdenes de compra por parte del personal de nivel superior, la cancelación de documentos una vez que se ha registrado / contabilizado una transacción y la aprobación de cualquier cambio en la lista de proveedores.

En términos de la afirmación de integridad, las órdenes de compra y los informes de recepción suelen estar numerados y contabilizados. Si un número se ha registrado dos veces o falta un número en la lista, será fácil resolver el problema.

Finalmente, en términos de la afirmación de clasificación, algunos controles incluyen la aprobación adecuada de un supervisor para los asientos del diario, una lista / plan de cuentas adecuado con descripciones de cada uno y la comparación de los saldos con los montos presupuestados. En cuanto a los desembolsos de efectivo, los controles importantes son principalmente la segregación de funciones y las conciliaciones bancarias frecuentes.

El papel del auditor

Papel del auditor

Los procedimientos analíticos sustantivos son típicamente análisis de tendencias y razones contra datos de la industria, datos del año anterior y resultados esperados. Los procedimientos analíticos sustantivos suelen ser suficientes y apropiados como evidencia de auditoría porque los montos no son significativos y muy a menudo involucran saldos relativamente triviales, como gastos generales y administrativos. Sin embargo, para cuestiones contables más críticas y más complejas con respecto a gastos legales, reparaciones, gastos de mantenimiento y gastos de arrendamiento, por ejemplo, los auditores querrán obtener más seguridad y realizar pruebas de los detalles de los saldos.

Lecturas relacionadas

Gracias por leer la guía de Finanzas sobre el ciclo de adquisición y pago. Ofrecemos los siguientes recursos gratuitos para obtener más información.

  • Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar (AR) representan las ventas a crédito de una empresa, que aún no son pagadas en su totalidad por sus clientes, un activo corriente en el balance. Las empresas permiten que sus clientes paguen en un período de tiempo prolongado y razonable, siempre que se acuerden los términos.
  • Ganancias retenidas
  • Estado de resultados Estado de resultados El estado de resultados es uno de los estados financieros centrales de una empresa que muestra sus ganancias y pérdidas durante un período de tiempo. La utilidad o pérdida se determina tomando todos los ingresos y restando todos los gastos de las actividades operativas y no operativas. Este estado es uno de los tres estados utilizados tanto en las finanzas corporativas (incluida la modelización financiera) como en la contabilidad.
  • Certificación de modelado financiero Certificación FMVA® Únase a más de 350,600 estudiantes que trabajan para empresas como Amazon, JP Morgan y Ferrari

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