¿Qué es la reconciliación?

La conciliación es el proceso de conciliación de transacciones que se han registrado internamente con estados de cuenta mensuales de fuentes externas, como los principales bancos de EE. UU. Según la Federal Deposit Insurance Corporation de EE. UU., Había 6.799 bancos comerciales asegurados por la FDIC en EE. UU. En febrero de 2014 El banco central del país es el Banco de la Reserva Federal, que nació después de la aprobación de la Ley de la Reserva Federal en 1913 para ver si hay diferencias en los registros.

Reconciliación

Por ejemplo, el registro interno de recibos de efectivo. Documentos de origen El registro en papel de las transacciones financieras de una empresa se conoce en contabilidad como documentos de origen. Ya sea que los cheques se emitan para pagarlos, las ventas se realicen para generar recibos, los proveedores envíen facturas de facturación o las horas de trabajo se registren en la hoja de tiempo de un empleado; todos los documentos respectivos son documentos de origen. y los desembolsos se pueden comparar con el extracto bancario para ver si los registros concuerdan entre sí. El proceso de conciliación confirma que la cantidad que sale de la cuenta se gasta correctamente y que los dos están equilibrados al final del período contable Ciclo contable El ciclo contable es el proceso integral de registrar y procesar todas las transacciones financieras de una empresa, desde que se produce la transacción,a su representación en los estados financieros, al cierre de cuentas. El deber principal de un contador es realizar un seguimiento del ciclo contable completo de principio a fin.

El proceso de reconciliación

En la mayoría de las organizaciones, el proceso de conciliación suele ser automatizado, utilizando software de contabilidad Software de contabilidad gratuito El software de contabilidad gratuito proporciona a las empresas y pequeñas y medianas empresas (PYME) una solución rentable para sus necesidades contables. El proceso de contabilidad indica qué tan bien está funcionando la operación, cuánto dinero ingresa y adónde va el dinero. . Sin embargo, dado que es posible que algunas transacciones no se capturen en el sistema, se requiere la participación humana para identificar tales diferencias inexplicables. Los pasos básicos involucrados en la conciliación de transacciones incluyen los siguientes:

1. Compare la caja registradora interna con el extracto bancario

El primer paso es comparar las transacciones en el registro interno y la cuenta bancaria para ver si las transacciones de pago y depósito coinciden en ambos registros. Identifique cualquier transacción en el extracto bancario que no esté respaldada por ninguna evidencia.

2. Identificar los pagos registrados en la caja registradora interna y no en el extracto bancario (y viceversa)

Es posible tener ciertas transacciones que se han registrado como pagadas en la caja registradora interna pero que no aparecen como pagadas en el extracto bancario. Las transacciones deben deducirse del saldo del extracto bancario. Un ejemplo de una transacción de este tipo son los cheques emitidos pero que aún no han sido compensados ​​por el banco.

Una empresa puede emitir un cheque y registrar la transacción como una deducción en efectivo en la caja registradora, pero puede pasar algún tiempo antes de que el cheque se presente al banco. En tal caso, la transacción no aparece en el extracto bancario hasta que el banco haya presentado y aceptado el cheque.

Por el contrario, identifique los cargos que aparecen en el extracto bancario pero que no se han registrado en la caja registradora interna. Algunos de los posibles cargos incluyen cargos por transacciones en cajeros automáticos, cargos por impresión de cheques, sobregiros, intereses bancarios, etc. El banco ya ha registrado los cargos, pero la empresa no los conoce hasta que se recibe el extracto bancario.

3. Confirmar que los recibos y depósitos de efectivo se registran en la caja registradora y en el extracto bancario.

La empresa debe asegurarse de que cualquier dinero que ingrese a la empresa se registre tanto en la caja registradora como en el extracto bancario. Si hay recibos registrados en el registro interno y faltan en el extracto bancario, agregue las transacciones al extracto bancario. En consecuencia, todas las transacciones registradas en el extracto bancario y que falten en la caja registradora deben agregarse al registro.

4. Cuidado con los errores bancarios

En ocasiones, pueden producirse errores en el extracto bancario, produciendo así algunas diferencias entre la caja registradora interna y el extracto bancario. Los posibles errores incluyen errores de duplicación, omisiones, transposición y registro incorrecto de transacciones.

Los errores se deben sumar, restar o modificar en el saldo del extracto bancario para reflejar la cantidad correcta. Una vez que se han identificado los errores, se debe notificar al banco para corregir el error en su extremo y generar un extracto bancario ajustado.

5. Equilibrar ambos registros

El objetivo de hacer conciliaciones para asegurarse de que la caja registradora interna esté de acuerdo con el extracto bancario. Una vez que se han identificado y rectificado las diferencias, tanto los registros internos como los externos deben ser iguales para demostrar una buena salud financiera.

Métodos de reconciliación

La conciliación debe realizarse de forma regular y continua en todas las cuentas del balance como una forma de garantizar la integridad de los registros financieros. Esto ayuda a descubrir omisiones, duplicaciones, robos y transacciones fraudulentas.

Hay dos formas de conciliar los registros financieros, de la siguiente manera:

1. Revisión de documentos

El método de revisión de documentos implica revisar las transacciones o los documentos existentes para asegurarse de que la cantidad registrada sea la cantidad que realmente se gastó. La revisión se lleva a cabo principalmente mediante software de contabilidad.

Por ejemplo, una empresa puede revisar sus recibos para identificar cualquier discrepancia. Mientras examina los registros, la empresa descubre que los gastos de alquiler de sus instalaciones se cobraron dos veces. La empresa presenta una queja ante el propietario y se le reembolsa el monto cobrado en exceso. En ausencia de tal revisión, la compañía habría perdido dinero debido a un doble cargo.

2. Revisión de análisis

La revisión de Analytics utiliza los niveles de actividad de la cuenta anterior o la actividad histórica para estimar la cantidad que debe registrarse en la cuenta. Examina la cuenta de efectivo o el extracto bancario para identificar cualquier irregularidad, errores en el balance o actividad fraudulenta. Principales escándalos contables Las últimas dos décadas vieron algunos de los peores escándalos contables de la historia. Se perdieron miles de millones de dólares como resultado de estos desastres financieros. En esto .

Por ejemplo, la empresa XYZ es un fondo de inversión que adquiere al menos de tres a cinco empresas de nueva creación cada año. Para el año en curso, la compañía estima que los ingresos anuales serán de $ 100 millones, según la actividad histórica de su cuenta. Los ingresos actuales de la compañía son de $ 9 millones, que es demasiado bajo en comparación con la proyección de la compañía.

Después de escudriñar la cuenta, el contador detecta un error contable que omitió un cero al registrar las entradas. La rectificación del error eleva los ingresos actuales a $ 90 millones, que está relativamente cerca de la proyección.

Palabra final

La conciliación asegura que los registros contables sean precisos al detectar errores de contabilidad y transacciones fraudulentas. Las diferencias a veces pueden ser aceptables debido al momento de los pagos y depósitos, pero cualquier diferencia inexplicable puede apuntar a un posible robo o mal uso de los fondos.

Recursos adicionales

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