Las actas de la reunión son notas que se registran durante una reunión. Destacan los temas clave que se debaten, las mociones propuestas o votadas y las actividades a realizar. Las actas de una reunión generalmente las toma un miembro designado del grupo. Su tarea es proporcionar un registro preciso de lo que ocurrió durante la reunión.
Pasos involucrados en la grabación de actas de la reunión
Hay cinco pasos principales involucrados en el registro de las actas de una reunión. Son:
- Pre planeado
- Toma de récords
- Escribir o transcribir las actas
- Compartir actas de reuniones
- Archivado o almacenamiento de minutos para referenciar en el futuro
Pre planeado
Si una reunión está bien planificada con anticipación, será mucho más fácil tomar actas. Dicho esto, el presidente CEO Un CEO, abreviatura de Chief Executive Officer, es la persona de más alto rango en una empresa u organización. El CEO es responsable del éxito general de una organización y de la toma de decisiones gerenciales de alto nivel. Lea una descripción del trabajo y la secretaria o el registrador de actas deben trabajar juntos para determinar la agenda de la reunión de antemano. Por ejemplo, la persona que registra las minutas podría trabajar con el presidente para redactar un documento que sirva como agenda y proporcione el formato de la reunión.
Agenda de la reunión
Si no es posible que el presidente y el secretario se reúnan y elaboren un borrador, entonces depende del secretario obtener una copia de la agenda antes de que comience la reunión. La agenda de la reunión servirá como guía sobre cómo tomar notas y preparar las actas. Además, el orden del día también incluye otros detalles, que deben incorporarse en el acta. Incluyen:
- Nombres de todos los miembros presentes, incluidos invitados y oradores
- Documentos que se pueden entregar a medida que avanza la reunión, como copias de una lista de propuestas para votar
Expectativas
Cuando se elige a un individuo como registrador de actas, es importante que sepa qué se espera de él. Por lo tanto, la persona debe acercarse al presidente del comité y preguntarle cuál será su papel en la reunión. Por ejemplo, si la reunión implicará proponer mociones Voto por poder Un voto por poder es una delegación de la autoridad de voto a un representante en nombre del titular original del voto. El partido que recibe la autoridad para votar se conoce como el Apoderado y el titular original del voto se conoce como el Principal. El concepto es importante en los mercados financieros y particularmente con las empresas públicas, el miembro designado debe preguntar si debe incluir los nombres de los que proponen mociones y los que las secundan.
Qué incluir en las actas de la reunión
Antes de registrar cualquier detalle, un registrador de actas designado debe familiarizarse con el tipo de información que debe registrar. Un grupo puede estar usando un formato específico para grabar notas pero, en general, las actas de una reunión generalmente incluyen los siguientes detalles:
- Fecha y hora en que ocurrió la reunión
- Nombres de los asistentes, así como de los participantes ausentes
- Aceptación o modificaciones del acta de la reunión anterior.
- Decisiones tomadas con respecto a cada tema de la agenda, tales como:
- Actividades realizadas o acordadas
- Próximos pasos
- Resultados de las elecciones Votación directa La votación directa, comúnmente conocida como votación estatutaria, es un sistema de votación corporativa que se puede utilizar para elegir directores o votar sobre asuntos importantes
- Mociones aceptadas o rechazadas
- Nuevo negocio
- Fecha y hora de la próxima reunión
El proceso de redacción de las actas de la reunión
Cuando finaliza la reunión, la persona encargada de redactar las actas debe obtener todos los recursos que necesita para redactar las actas de una manera clara y presentable. A continuación, se incluyen algunos consejos para tener en cuenta:
- Una vez que termine la reunión, no se demore demasiado en escribir el acta. De esta manera, todo lo que sucedió en la reunión aún está fresco en su mente.
- Revise el esquema que se había creado anteriormente y haga los ajustes necesarios. Esto podría incluir agregar información adicional o aclarar algunos de los problemas planteados. Además, verifique que todos los veredictos, actividades y mociones se registraron claramente.
- Revise las actas y asegúrese de que sean breves pero claras.
Distribución de las actas de la reunión
Una vez que el secretario termine de escribir las actas, se supone que debe compartirlas con los miembros del grupo. Se pueden compartir en línea o en la nube. Teniendo en cuenta que las actas y otros tipos de documentos pueden implicar una gran cantidad de papeleo, puede ser preferible utilizar un enfoque para compartir sin papel.
Por ejemplo, si el registrador de minutos estaba documentando los minutos usando Microsoft Word, que no ofrece compartir en línea, entonces podrían considerar usar Google docs, que ofrece una forma de compartir documentos en línea con otros usuarios.
También se supone que el registrador debe guardar una copia de las actas de la reunión para referencia futura. La mayoría de las empresas almacenan sus minutos en línea, ya sea en Google Docs o OneDrive.
Conclusión clave
Las actas de las reuniones son importantes porque se utilizan para documentar los problemas clave que se plantean durante una reunión. Por ejemplo, las actas efectivas pueden indicar los enfoques que se propusieron para resolver un problema en particular y la razón principal por la que los miembros eligen un método sobre el otro.
El acta de la reunión se puede registrar manualmente o en un dispositivo electrónico como una computadora portátil o iPad. Después de la reunión, el registrador revisa el acta y hace las modificaciones necesarias. Luego, las actas de la reunión se comparten con los participantes del grupo. Aparte de la distribución, las actas también se guardan para futuras consultas.
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