El presupuesto del proyecto es una herramienta utilizada por los directores de proyecto para estimar el costo total de un proyecto. Una plantilla de presupuesto de proyecto incluye una estimación detallada de todos los costos en los que es probable que se incurra antes de que se complete el proyecto.
Los grandes proyectos comerciales pueden tener presupuestos de proyectos de varias páginas. Dichos proyectos a menudo tienen una gran cantidad de costos asociados con ellos, como costos de mano de obra, costos de adquisición de materiales y costos operativos. Costos fijos y variables El costo es algo que se puede clasificar de varias maneras según su naturaleza. Uno de los métodos más populares es la clasificación según costos fijos y costos variables. Los costos fijos no cambian con aumentos / disminuciones en las unidades de volumen de producción, mientras que los costos variables son únicamente dependientes. El presupuesto del proyecto en sí es un documento dinámico. Se actualiza continuamente a lo largo del proyecto.
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La importancia de un presupuesto de proyecto
Inicialmente, el presupuesto del proyecto permite al director del proyecto determinar cuánto es probable que cueste el proyecto. Durante el transcurso del proyecto, le permite al director del proyecto comprobar si el proyecto se ajusta o no a su presupuesto.
Ejemplo de presupuesto de proyecto
A continuación se muestra una plantilla de ejemplo de presupuesto de proyecto:
Veamos la plantilla de presupuesto de proyecto de muestra que se muestra arriba. John es un director de proyectos que es responsable de la finalización del Proyecto ABC. John organiza el proyecto en un formato de estructura de desglose del trabajo (formato WBS). El proyecto ABC tiene 2 tareas principales. Cada una de estas tareas principales tiene 3 tareas secundarias asociadas. Finalmente, cada tarea secundaria tiene 2 tareas terciarias asociadas. El Proyecto ABC requiere el uso de mano de obra y capital para su finalización. La plantilla de presupuesto del proyecto tiene secciones separadas para mano de obra y capital.
Para simplificar, se ha supuesto que el trabajo cobra una tasa salarial específica por cada una de las tareas principales. En la práctica, las tasas salariales pueden ser diferentes para cada una de las tareas secundarias y terciarias. Además, algunos proyectos complejos pueden requerir el uso de otros recursos además de la mano de obra y el capital.
Paso 1
Veamos la Tarea 1: al comienzo del proyecto, John estima lo siguiente sobre la Tarea 1.
- Mano de obra: la tarea 1, que es una tarea principal, llevará 40 horas. De las 40 horas, 10 horas se dedicarán a la tarea 1.1, 20 horas a la tarea 1.2 y 10 horas a la tarea 1.3. De las 10 horas asignadas para la tarea 1.1, 5 horas cada una se dedicarán a las tareas 1.1.1 y 1.1.2. De las 20 horas asignadas para la tarea 1.2, 10 horas se dedicarán a las tareas 1.2.1 y 1.2.2. De las 10 horas asignadas para la tarea 1.3, 5 horas se dedicarán a las tareas 1.3.1 y 1.3.2. Se espera que cada hora de trabajo cueste $ 20. Por lo tanto, se espera que la tarea 1 incurra en costos laborales por un total de $ 800.
- Capital: la tarea 1 requiere 20 unidades de capital. Se espera que cada unidad de capital cueste 50 dólares. Por lo tanto, se espera que la tarea 1 incurra en costos de capital por valor de $ 1,000.
- En general: Se espera que la Tarea 1 cueste $ 1,800.
Paso 2
Habiendo hecho las estimaciones anteriores, John se pone a trabajar con el proyecto ABC. Sin embargo, cuando finaliza la tarea 1, John se da cuenta de lo siguiente:
- Mano de obra: La tarea 1 en realidad tardó solo 38 horas en completarse. La tarea 1.1 tomó 12 horas, la tarea 1.2 tomó 15 horas y la tarea 1.3 tomó 11 horas. Las tareas 1.1.1 y las tareas 1.1.2 tomaron cada una 6 horas. Las tareas 1.2.1 y 1.2.2 tomaron 8 y 7 horas, respectivamente, y las tareas 1.3.1 y 1.3.2 tomaron 4 y 7 horas, respectivamente. Además, cada hora de trabajo en realidad cobraba $ 25 debido a un aumento en la demanda de mano de obra del mercado. Por tanto, la tarea 1 incurrió en costos laborales de $ 950.
- Capital: La Tarea 1 realmente necesitó 30 unidades de capital para su finalización. Por lo tanto, la tarea 1 incurrió en costos de capital de $ 1,500.
- En general: la Tarea 1, que se esperaba que costara $ 1,800, en realidad costó $ 2,450.
El mismo proceso se repite para la tarea 2. Como puede verse en la plantilla de presupuesto del proyecto anterior, el Proyecto ABC superó su presupuesto en $ 420.
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