El plan de cuentas es una herramienta que enumera todas las cuentas financieras incluidas en los estados financieros. Tres estados financieros Los tres estados financieros son el estado de resultados, el balance general y el estado de flujos de efectivo. Estas tres declaraciones fundamentales son intrincadamente de una empresa. Proporciona un registro de todas las transacciones financieras que una empresa realizó durante un período contable específico.
Las empresas suelen utilizar el plan de cuentas para organizar sus finanzas proporcionando una lista completa de todas las cuentas del libro mayor de la empresa. El gráfico facilita la comprensión del desempeño financiero de la empresa en un momento dado.
El plan de cuentas proporciona el nombre de cada cuenta enumerada, una breve descripción y los códigos de identificación que son específicos de cada cuenta. Las cuentas del balance se enumeran primero, seguidas de las cuentas en el estado de resultados.
Las cuentas del balance comprenden activos, pasivos y capital contable Capital contable Capital contable (también conocido como capital contable) es una cuenta en el balance general de una empresa que consta de capital social más ganancias retenidas. También representa el valor residual de los activos menos pasivos. Al reordenar la ecuación contable original, obtenemos Capital contable = Activos - Pasivos, y las cuentas se desglosan aún más en varias subcategorías. Las cuentas del estado de resultados comprenden ingresos y gastos, y estas cuentas también se desglosan en subcategorías.
Configuración del plan de cuentas
Al configurar un plan de cuentas, por lo general, las cuentas que se enumeran dependerán de la naturaleza del negocio. Por ejemplo, un negocio de taxis incluirá determinadas cuentas que son específicas del negocio de taxis, además de las cuentas generales que son comunes a todos los negocios. Por ejemplo, el negocio de taxis incluirá una cuenta de gastos de combustible que no es común a todos los negocios, pero dejará fuera una cuenta de inventario, ya que el negocio de taxis es un negocio de servicios que no tiene existencias.
Por lo general, al incluir cuentas en el plan de cuentas, debe utilizar un sistema de numeración para una fácil identificación. La numeración también facilita el registro de una transacción. Las pequeñas empresas suelen utilizar números de tres dígitos, mientras que las grandes empresas utilizan números de cuatro dígitos para dejar espacio para números adicionales a medida que la empresa crece.
Los grupos de números se asignan a cada una de las cinco categorías principales, mientras que los números en blanco se dejan al final para permitir que se agreguen cuentas adicionales en el futuro. Además, la numeración debe ser coherente para que sea más fácil para la dirección comparar el desempeño de la empresa durante un período con el siguiente.
Ejemplo: un sistema de numeración de grandes empresas
- Activos: 1000-1999
- Pasivo: 2000-2999
- Capital contable: 3000-3999
- Ingresos: 4000-4999
- Gastos: 5000-5999
Categorías del plan de cuentas
Cada una de las cuentas del plan de cuentas corresponde a los dos estados financieros principales, es decir, el balance y el estado de resultados.
Cuentas de balance
Estas cuentas son necesarias al crear un balance general para la empresa. Las cuentas de balance comprenden lo siguiente:
1. Cuentas de activos
La cuenta de activos proporciona una lista de todos los activos que posee la empresa. La cuenta puede incluir activos intangibles Activos intangibles Según las NIIF, los activos intangibles son activos identificables, no monetarios y sin sustancia física. Como todos los activos, los activos intangibles son aquellos que se espera que generen retornos económicos para la empresa en el futuro. Como activo a largo plazo, esta expectativa se extiende más allá de un año. (como marcas registradas, patentes y software), activos circulantes (como efectivo en caja, cuentas por cobrar y cuenta de inventario) y activos fijos (como terrenos, edificios, vehículos y maquinaria).
Cada cuenta de activos se puede numerar en una secuencia como 1000, 1020, 1040, 1060, etc. La numeración sigue el formato tradicional del balance general, comenzando con los activos corrientes, seguidos por los activos fijos.
2. Cuentas de responsabilidad
Las cuentas de responsabilidad proporcionan una lista de todas las deudas que la empresa tiene con sus acreedores. Normalmente, las cuentas de pasivo incluirán la palabra "pagadero" en su nombre y pueden incluir cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar es un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Se espera que las cuentas por pagar se paguen dentro de un año o dentro de un ciclo operativo (lo que sea más largo). AP se considera una de las formas más líquidas de pasivo corriente, facturas por pagar, salarios por pagar, intereses por pagar, etc.
Las cuentas de pasivo también siguen el formato de balance tradicional comenzando con los pasivos corrientes, seguidos por los pasivos a largo plazo. El sistema numérico para cada cuenta de pasivo puede comenzar en 2000 y utilizar una secuencia que sea fácil de seguir y comparar en diferentes períodos contables.
3. Cuentas de capital del propietario
El patrimonio representa el valor que queda en el negocio después de deducir todos los pasivos de los activos. Capital del propietario Capital del propietario El capital social se define como la proporción del valor total de los activos de una empresa que pueden reclamar los propietarios (propiedad única o sociedad) y los accionistas (si es una corporación). Se calcula deduciendo todos los pasivos del valor total de un activo (Patrimonio = Activo - Pasivo). mide el valor de la empresa para los accionistas de la empresa.
Algunos de los componentes de las cuentas de capital del propietario incluyen acciones ordinarias, acciones preferentes y ganancias retenidas. El sistema de numeración de la cuenta de capital del propietario para una gran empresa puede continuar desde las cuentas de pasivo y comenzar desde 3000 hasta 3999.
Cuentas del estado de resultados
Los principales componentes de las cuentas del estado de resultados incluyen las cuentas de ingresos y las cuentas de gastos.
1. Cuentas de ingresos
Las cuentas de ingresos mantienen un registro de los ingresos que la empresa obtiene por la venta de sus productos y servicios. Solo incluye los ingresos relacionados con las funciones principales del negocio y excluye los ingresos que no están relacionados con las actividades principales del negocio.
Algunas de las subcategorías que pueden incluirse en la cuenta de ingresos incluyen la cuenta de descuentos de ventas, la cuenta de devoluciones de ventas, la cuenta de ingresos por intereses, etc. La numeración de cada cuenta de ingresos puede comenzar desde 4000.
2. Cuentas de gastos
La cuenta de gastos es la última categoría en el plan de cuentas. Incluye una lista de todo el dinero gastado en generar ingresos para el negocio. Los gastos deben estar vinculados a productos específicos o actividades generadoras de ingresos del negocio.
Una forma sencilla de organizar las cuentas de gastos es crear una cuenta para cada gasto enumerado en el formulario de impuestos del IRS Anexo C Anexo C El formulario de impuestos del Anexo C se utiliza para informar las ganancias o pérdidas de una empresa. Es un formulario que los propietarios únicos (propietarios únicos de negocios) deben completar en los Estados Unidos al presentar sus declaraciones de impuestos anuales. El formulario del Anexo C está diseñado para permitir que los propietarios únicos cancelen la mayor cantidad posible de sus gastos y agreguen otras cuentas que sean específicas de la naturaleza del negocio. A cada una de las cuentas de gastos se le pueden asignar números a partir de 5000.
Resumen
La configuración de un plan de cuentas puede proporcionar una herramienta útil que permite a la administración de una empresa revisar fácilmente los ingresos y gastos en detalle.
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