Una orden de compra es un documento de origen comercial Documentos de origen El registro en papel de las transacciones financieras de una empresa se conoce en contabilidad como documentos de origen. Ya sea que los cheques se emitan para pagarlos, las ventas se realicen para generar recibos, los proveedores envíen facturas de facturación o las horas de trabajo se registren en la hoja de tiempo de un empleado; todos los documentos respectivos son documentos de origen. que emite el departamento de compras de una empresa al realizar un pedido con sus vendedores o proveedores. El documento indica los detalles de los artículos que se van a comprar, como los tipos de mercancías, la cantidad y el precio. En términos simples, es el contrato redactado por el comprador cuando compra bienes al vendedor.
Pasos para realizar el pedido
1. El comprador crea una solicitud de compra
Antes de enviar la orden de compra al proveedor, el primer paso es crear una solicitud de compra. Este es un documento emitido dentro de la empresa al departamento de compras para realizar un seguimiento de los bienes pedidos.
La solicitud de compra también ayuda a la empresa a llevar una cuenta de sus gastos Gastos Un gasto es un tipo de gasto que fluye a través del estado de resultados y se deduce de los ingresos para llegar a un ingreso neto. Debido al principio de devengo en contabilidad, los gastos se reconocen cuando se incurren, no necesariamente cuando se pagan. . La orden de compra se crea solo después de que el administrador autorizado aprueba la solicitud de compra.
2. El comprador crea una orden de compra
Cuando se acuerdan los bienes que deben comprarse, se crea la orden de compra. La orden de compra indica la fecha del pedido, información de envío FOB Flete a bordo (FOB) El flete a bordo (FOB), también denominado Free on Board, es un término de derecho comercial internacional publicado por la Cámara de Comercio Internacional (ICC). , términos de descuento, nombres del comprador y del vendedor, descripción de la mercancía que se compra, número de artículo, precio, cantidad y número de orden de compra.
El número de orden de compra es un número único asociado con un pedido determinado. Tiene dos propósitos. Uno es asegurarse de que los productos pedidos coincidan con los que se reciben. En segundo lugar, el número de orden de compra se corresponde con la factura para asegurarse de que al comprador se le cobre la cantidad correcta por los bienes.
3. El vendedor acepta (o rechaza) la orden de compra
En la parte inferior de la orden de compra hay una línea de puntos para que el gerente autorizado del vendedor firme la orden. La orden de compra incluye todos los detalles sobre la transacción y lo que el comprador espera recibir. Una vez que el vendedor recibe la orden de compra, tiene derecho a aceptar o rechazar el documento. Sin embargo, una vez que se acepta la orden de compra, se convierte en un contrato legalmente vinculante para ambas partes involucradas.
4. El comprador registra la orden de compra
Una vez que se ha realizado el pedido, el pedido de compra permanece "abierto". Una orden de compra abierta es una orden de compra en la que se realiza el pedido pero los bienes aún no se han recibido, o puede significar que solo se ha recibido una parte del pedido. De cualquier manera, significa que la entrega de la mercancía no está completa.
Beneficios de las órdenes de compra
1. Evita pedidos duplicados
Las órdenes de compra aportan varios beneficios a una empresa. Lo más importante es que ayuda a evitar pedidos duplicados. Cuando una empresa decide ampliar el negocio, las órdenes de compra pueden ayudar a realizar un seguimiento de lo que se ha pedido y de quién.
Además, cuando un comprador solicita productos similares, igualar las facturas puede resultar difícil. La orden de compra sirve como cheque para las facturas que deben pagarse.
2. Realiza un seguimiento de los pedidos entrantes
Además, las órdenes de compra ayudan a realizar un seguimiento de los pedidos entrantes, y un sistema de órdenes de compra bien organizado puede ayudar a simplificar el inventario. Inventario El inventario es una cuenta de activo corriente que se encuentra en el balance general, que consta de todas las materias primas, trabajos en curso y productos terminados que ha acumulado una empresa. A menudo se considera el más ilíquido de todos los activos corrientes; por lo tanto, se excluye del numerador en el cálculo del índice rápido. y proceso de envío.
3. Sirve como documentos legales
Las órdenes de compra sirven como documentos legales y ayudan a evitar futuras disputas con respecto a la transacción.
¿Cómo utiliza el proveedor la orden de compra?
Las órdenes de compra juegan un papel importante en el proceso de gestión de inventario. Cuando el proveedor recibe la orden de compra, tomará los artículos enumerados en la orden de compra de su inventario. La orden de compra ayuda a mantener un registro del inventario disponible e identificar cualquier discrepancia entre los valores que se muestran en los registros y el stock real.
Además, el proveedor necesita la orden de compra para completar el pedido correctamente. El proveedor también le cobrará al comprador según las condiciones de pago acordadas en la orden de compra.
Orden de compra frente a factura
La orden de compra es un documento generado por el comprador y tiene el propósito de solicitar bienes al proveedor. La factura , por otro lado, la genera el proveedor y muestra cuánto debe pagar el comprador por los bienes comprados al proveedor. La orden de compra es un contrato de venta, mientras que la factura es la confirmación de la venta.
Orden de compra frente a orden de venta
Mientras que la orden de compra muestra qué bienes se ordenaron al proveedor, la orden de venta es generada por el proveedor y enviada al comprador. Significa la confirmación o aprobación de la venta. Hoy en día, el proceso de la orden de compra ya no se basa en papel y el comprador suele enviar a sus proveedores una orden de compra electrónica. Esto se hace usando el módulo PO en el software ERP. Ayuda a acelerar el proceso de compra al tiempo que reduce la posibilidad de error.
Más recursos
Finance es el proveedor oficial de la Certificación FMVA® de Analista de Valoración y Modelado Financiero (FMVA) ™ Únase a más de 350,600 estudiantes que trabajan para empresas como Amazon, JP Morgan y el programa de certificación Ferrari, diseñado para transformar a cualquiera en un analista financiero de clase mundial.
Para seguir aprendiendo y desarrollando su conocimiento del análisis financiero, recomendamos encarecidamente los recursos financieros adicionales a continuación:
- Ventas a crédito Ventas a crédito Las ventas a crédito se refieren a una venta en la que el monto adeudado se pagará en una fecha posterior. En otras palabras, las ventas a crédito son compras realizadas por clientes que no realizan el pago total, en efectivo, en el momento de la compra.
- Ciclo de ventas y cobranza Ciclo de ventas y cobranza El ciclo de ventas y cobranza, también conocido como ciclo de ingresos, cuentas por cobrar y recibos (RRR), se compone de varias clases de transacciones. Las clases de transacciones de ventas y cobros son los asientos de diario típicos que cargan las cuentas por cobrar y abonan los ingresos por ventas, y las cuentas por cobrar de débito y crédito.
- Acuerdo de compraventa Acuerdo de representación del vendedor Un acuerdo de representación del vendedor, también conocido como acuerdo de cotización, es un acuerdo entre un vendedor de bienes raíces y una firma de corretaje que proporciona información detallada sobre la propiedad que se vende. Constituye la base de las negociaciones entre el vendedor y el comprador a través de un agente.
- Crédito comercial Crédito comercial Un crédito comercial es un acuerdo o entendimiento entre agentes que realizan negocios entre sí que permite el intercambio de bienes y servicios.
