El presupuesto de base cero (ZBB) es una técnica de presupuestación que asigna los fondos en función de la eficiencia y la necesidad en lugar del historial presupuestario Año fiscal (FY) Un año fiscal (FY) es un período de tiempo de 12 meses o 52 semanas utilizado por gobiernos y empresas a efectos contables para formular informes financieros anuales. Un año fiscal (FY) no necesariamente sigue al año calendario. Puede ser un período como del 1 de octubre de 2009 al 30 de septiembre de 2010.. La gerencia comienza desde cero y desarrolla un presupuesto que solo incluye operaciones y gastos esenciales para el funcionamiento del negocio; no hay gastos que se agreguen automáticamente al presupuesto.
Todos los gastos deben estar justificados para calificar para ser incluidos en el presupuesto. Por ejemplo, si una empresa espera incurrir en $ 100,000 en sueldos y gastos salariales, y cree que el total de $ 100,000 es absolutamente necesario para operar el negocio sin problemas, entonces se incluirá en el presupuesto; sin embargo, cada asignación individual de salario / sueldo tiene que ser examinado y justificado para ser incluido.
Si, en lugar de pagar algunos salarios, la administración de la empresa determina que puede sustituir la tecnología a un costo menor, entonces se realizan los ajustes al presupuesto en consecuencia.
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Presupuesto de base cero frente a presupuesto tradicional
Todas las empresas utilizan presupuestos para realizar un seguimiento de los gastos y mejorar las formas de minimizar los costos y maximizar las ganancias. La planificación presupuestaria para el año actual / próximo se basa generalmente en presupuestos de años anteriores. De hecho, el presupuesto tradicional comienza con el presupuesto del año anterior y generalmente implementa aumentos o disminuciones porcentuales incrementales para alcanzar nuevas metas. Estos porcentajes suelen oscilar entre el 1% y el 10%.
A veces, los presupuestos pueden salirse de control o, en algunos años, pueden mostrar costos significativamente más altos o más bajos, según las perspectivas generales del mercado y otros factores externos. En estos escenarios, no tiene sentido mirar simplemente el presupuesto del año pasado, porque se han producido cambios significativos en la situación de la empresa. Todo el presupuesto debe rehacerse desde cero, por lo tanto, un presupuesto de base cero.
En un presupuesto de base cero, la empresa analiza cada gasto / aspecto del negocio uno por uno. Esto se conoce como comenzar desde una "base cero". Mientras que el presupuesto de base cero examina todos los gastos, el presupuesto tradicional solo examina los nuevos gastos propuestos.
Ventajas del presupuesto de base cero
- El resultado final está bien justificado y está alineado con la estrategia comercial general o el plan comercial de la empresa.
- Fomenta una mayor colaboración en toda la empresa.
- Mejora el rendimiento y la eficiencia operativa desafiando los supuestos y examinando los gastos.
- Al evitar los aumentos porcentuales de los presupuestos tradicionales, existe una probabilidad significativamente mayor de poder realizar reducciones de costos.
Desventajas del presupuesto de base cero
- La implementación de un presupuesto de base cero requiere personal calificado y capacitación especializada, lo que puede llevar mucho tiempo y ser costoso.
- Puede dañar la cultura general o la imagen de marca de la empresa.
- Podría tener un costo prohibitivo (debido al tiempo, la investigación y el análisis necesarios) para las empresas con una financiación mínima disponible
- Es sustancialmente más complejo y tedioso comenzar desde cero. La elaboración de presupuestos tradicional es mucho más simple, rápida y fácil de implementar.
Pensamientos finales
En resumen, aunque el presupuesto de base cero es una opción que puede generar numerosos beneficios, también existen algunos posibles inconvenientes.
La implementación de un presupuesto de base cero no es solo una decisión contable y debe considerarse junto con la estrategia y los objetivos comerciales generales de la empresa. Si bien un presupuesto de base cero puede ayudar a las empresas a reducir mejor los costos, pueden cambiar por completo el valor de la empresa y su cultura.
Por ejemplo, si las empresas dependen en gran medida de mantener un entorno positivo, vibrante y accesible para sus empleados, pero todos los gastos para mantener este entorno se eliminaron debido al proceso de presupuesto de base cero, entonces la cultura general de la empresa puede cambiar. Este cambio puede generar mayores tasas de rotación y cambios negativos en la percepción de la marca.
Según un estudio de Accenture, solo alrededor del 50% de las empresas pueden mantener el ahorro de costos durante más de uno o dos años y, en tales casos, el presupuesto tradicional se vuelve ineficaz.
El presupuesto de base cero debe ser una decisión unánime y colaborativa dentro de la empresa después de una cuidadosa consideración de todas sus ventajas y desventajas relativas.
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