Una tabla dinámica le permite organizar, ordenar, administrar y analizar grandes conjuntos de datos de forma dinámica. Las tablas dinámicas son una de las herramientas de análisis de datos más poderosas de Excel, ampliamente utilizada por analistas financieros de todo el mundo. En una tabla dinámica, Excel básicamente ejecuta una base de datos entre bastidores, lo que le permite manipular fácilmente grandes cantidades de información.
Cómo usar una tabla dinámica en Excel
A continuación se muestra una guía paso a paso sobre cómo insertar una tabla dinámica en Excel:
# 1 Organiza los datos
El primer paso es asegurarse de tener datos bien organizados que puedan convertirse fácilmente en una tabla dinámica. Esto significa asegurarse de que todos los datos estén en las filas y columnas adecuadas. Si los datos no están organizados correctamente, la tabla no funcionará correctamente. Asegúrese de que las categorías (nombres de categorías) estén ubicadas en la fila superior del conjunto de datos, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.
# 2 Inserte la mesa pivotante
En el paso dos, seleccione los datos que desea incluir en la tabla y luego, en la pestaña Insertar en la cinta de Excel, ubique el Grupo de tablas y seleccione Tabla dinámica, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.
Cuando aparezca el cuadro de diálogo, asegúrese de seleccionar los datos correctos y luego decida si desea que la tabla se inserte como una nueva hoja de trabajo o se ubique en algún lugar de la hoja de trabajo actual. Esto depende totalmente de usted y de sus preferencias personales.
# 3 Configure los campos de la tabla dinámica
Una vez que haya completado el paso dos, aparecerá el cuadro "Campos de tabla dinámica". Aquí es donde configura los campos arrastrando y soltando las opciones que se enumeran como campos disponibles. También puede usar las casillas de verificación junto a los campos para seleccionar los elementos que desea ver en la tabla.
# 4 Ordena la mesa
Ahora que la tabla dinámica básica está en su lugar, puede ordenar la información según varios criterios, como nombre, valor, recuento u otras cosas.
Para ordenar la fecha, haga clic en el botón de clasificación automática (resaltado en la imagen a continuación) y luego haga clic en "más opciones de clasificación" para elegir entre los diversos criterios por los que puede ordenar.
Otra opción es hacer clic derecho en cualquier lugar de la tabla y luego seleccionar Ordenar, y luego "más opciones de ordenación".
# 5 Filtra los datos
Agregar un filtro es una excelente manera de ordenar los datos muy fácilmente. En el ejemplo anterior, mostramos cómo ordenar, pero ahora con la función de filtro, podemos ver los datos de subsecciones específicas con el clic de un botón.
En la imagen a continuación, puede ver cómo, al arrastrar la categoría "canal" de la lista de opciones a la sección Filtros, de repente aparece un cuadro adicional en la parte superior de la tabla dinámica que dice "canal", indicando el Se ha añadido un filtro.
A continuación, podemos hacer clic en el botón de filtro y seleccionar los filtros que queremos aplicar (como se muestra a continuación).
Una vez completado este paso, podemos ver los ingresos, el envío y los gastos de marketing de todos los productos que se vendieron a través del canal de Instagram, por ejemplo.
Se pueden agregar más filtros a la tabla dinámica según sea necesario.
# 6 Edite los valores de los datos (cálculos)
El valor predeterminado en las tablas dinámicas de Excel es que todos los datos se muestran como la suma de lo que se muestra en la tabla. Por ejemplo, en esta tabla, vemos la suma de todos los ingresos por categoría, la suma de todos los gastos de envío por categoría y la suma de todos los gastos de marketing por categoría.
Para cambiar de mostrar la suma de todos los ingresos al "recuento" de todos los ingresos, podemos determinar cuántos artículos se vendieron. Esto puede resultar útil para fines de informes. Para hacer esto, haga clic derecho en los datos cuyo valor desea cambiar y seleccione "Configuración del campo de valor" que abrirá el cuadro que ve en la captura de pantalla a continuación.
En el análisis contable y financiero, esta es una característica muy importante, ya que a menudo es necesario moverse hacia adelante y hacia atrás entre las unidades / volumen (la función de conteo) y el costo total o los ingresos (la función de suma).
# 7 Agregar una dimensión adicional a la tabla dinámica
En este punto, solo tenemos una categoría en las filas y una en las columnas (los valores). Sin embargo, puede ser necesario agregar una dimensión adicional. Sin embargo, una breve advertencia de que esto podría aumentar significativamente el tamaño de su mesa.
Para hacer esto, haga clic en la tabla para que aparezca el cuadro de "campos" y arrastre una categoría adicional, como "fechas", al cuadro de columnas. Esto subdividirá cada encabezado de columna en columnas adicionales para cada fecha contenida en el conjunto de datos.
En el siguiente ejemplo, puede ver cómo se ha agregado la dimensión de fechas adicionales a las columnas para proporcionar muchos más datos en la tabla dinámica.
Tutorial en vídeo: la guía definitiva para tablas dinámicas
El video a continuación es una guía paso a paso sobre cómo crear una tabla dinámica desde cero. Siga adelante y vea lo fácil que es crear una tabla dinámica en Excel. Esta es una de las herramientas de análisis más poderosas que puede utilizar en el programa de hoja de cálculo.
Características y ejemplos adicionales
Para obtener más información sobre las tablas dinámicas en Excel, consulte nuestro Curso avanzado de Excel, que cubre todas las funciones principales que un analista financiero necesita para realizar un análisis.
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