Una sala de datos es un lugar seguro que se utiliza para almacenar datos privilegiados, generalmente para procedimientos legales o fusiones y adquisiciones Fusiones Adquisiciones Proceso de fusiones y adquisiciones Esta guía le explica todos los pasos del proceso de fusiones y adquisiciones. Descubra cómo se completan las fusiones, adquisiciones y acuerdos. En esta guía, describiremos el proceso de adquisición de principio a fin, los distintos tipos de adquirentes (compras estratégicas o financieras), la importancia de las sinergias y las transacciones de costos de transacción. Las salas de datos se utilizan para almacenar documentos, compartir archivos, proteger documentos confidenciales y realizar transacciones financieras. Hay dos tipos de salas de datos: salas de datos físicas y salas de datos virtuales .
En fusiones y adquisiciones, la sala de datos generalmente se instala en las instalaciones comerciales u oficinas del vendedor, donde los compradores, vendedores y los abogados que manejan las transacciones pueden reunirse para acceder a los documentos.
Sala de datos físicos
La sala de datos físicos también se conoce como diligencia debida Diligencia debida La diligencia debida es un proceso de verificación, investigación o auditoría de un posible trato u oportunidad de inversión para confirmar todos los hechos relevantes e información financiera, y para verificar cualquier otra cosa que se haya mencionado. durante un proceso de inversión o negociación de fusiones y adquisiciones. La debida diligencia se completa antes de que se cierre un trato. sala de datos. Es una ubicación física establecida por el vendedor para almacenar los documentos esenciales que se requieren durante una transacción de M&A. La sala de datos es parte del proceso de debida diligencia; los compradores y los abogados que representan al comprador pueden acceder a él antes de cerrar la transacción.
El comprador a menudo necesitará obtener la mayor cantidad de información posible sobre la empresa que se está comprando antes de cerrar el trato. Por lo tanto, el vendedor generalmente almacena los documentos requeridos en una ubicación central que se monitorea y asegura continuamente para limitar el acceso solo a personas autorizadas. A menudo, el vendedor permitirá el acceso de un postor / comprador a la vez, junto con su equipo de expertos, como una forma de mantener la integridad de los documentos.
En las grandes transacciones de fusiones y adquisiciones que involucran a muchos postores, los vendedores requerirán que los compradores vuelen al país o región y estén disponibles durante todo el proceso. Dado que el proceso implica albergar una gran cantidad de compradores y expertos de alto nivel, el costo de administrar una sala de datos física suele ser alto. Para administrar mejor los costos, la mayoría de los vendedores se están mudando a salas de datos virtuales donde los compradores y sus expertos pueden acceder a los documentos de forma remota. Una sala de datos virtual es sustancialmente menos costosa en términos de tiempo y costo que una sala de datos física.
Sala de datos virtual
Una sala de datos virtual es una solución en la nube para proteger y compartir información confidencial. Puede facilitar el proceso de diligencia debida de un acuerdo de fusiones y adquisiciones o capital de riesgo. Los capitalistas de riesgo asumen el riesgo de invertir en empresas de nueva creación, con la esperanza de obtener beneficios significativos cuando las empresas tengan éxito. transacción al permitir que los compradores potenciales accedan a los datos a través de una conexión segura a Internet. Las salas de datos virtuales están reemplazando rápidamente a las salas de datos físicas debido a su rentabilidad, facilidad de acceso y medidas de seguridad.
Las características estándar de las salas de datos virtuales incluyen una herramienta de preguntas y respuestas, notas, autenticación de múltiples factores y permisos avanzados. Con la creciente preocupación por la seguridad en línea, los proveedores de salas de datos virtuales están creando mejoras de seguridad más sofisticadas para garantizar la integridad de los datos.
Cómo se utilizan las salas de datos virtuales
Transacciones de fusiones y adquisiciones
El uso más popular de las salas de datos virtuales es en fusiones y acuerdos de adquisición. Los compradores a menudo necesitan acceso a grandes volúmenes de documentos confidenciales como parte del proceso de diligencia debida. Muchos de estos documentos son de naturaleza confidencial y deben almacenarse en un lugar seguro que sea accesible para los licitadores. Las salas de datos virtuales facilitan a los compradores la revisión e intercambio de documentos sin tener que viajar a las oficinas del vendedor. También hace que el proceso de revisión sea más económico, ya que el comprador no necesita manejar grandes documentos en papel o pagar el viaje de varios expertos para examinar los documentos.
Procedimientos judiciales
Los procedimientos judiciales a menudo implican el tratamiento de grandes volúmenes de documentos. Algunos de estos documentos son altamente confidenciales y pueden perderse o ser robados fácilmente. El uso de salas de datos virtuales permite a los abogados, reguladores y otras partes interesadas acceder a los documentos de forma remota sin preocuparse de que sean robados.
Las salas de datos virtuales también entran en juego cuando un caso involucra a equipos internacionales que trabajan en el mismo caso. Los equipos pueden acceder a todos los documentos requeridos desde un lugar central, sin la necesidad de volar para acceder a algunos documentos. Cuando la integridad de estos documentos se vea amenazada, la parte emisora puede establecer los documentos como "solo para ver" para limitar el acceso.
Oferta pública inicial (OPI)
Cuando una empresa emite una oferta pública inicial (IPO), una oferta pública inicial (IPO) es la primera venta de acciones emitida por una empresa al público. Antes de una OPI, una empresa se considera una empresa privada, generalmente con una pequeña cantidad de inversores (fundadores, amigos, familiares e inversores comerciales como capitalistas de riesgo o inversores ángeles). Conozca qué es una oferta pública inicial, una cantidad significativa de papeleo está involucrada ya que los abogados, los banqueros de inversión y otras partes deben firmar y verificar los documentos. El almacenamiento de estos documentos en una sala de datos virtual garantiza la seguridad e integridad de los documentos y evita el acceso de terceros que no forman parte de la transacción. La empresa también puede garantizar que los competidores no tengan acceso a estos documentos al evitar la copia, impresión y edición de los documentos.
Salas de datos físicas frente a Salas de datos virtuales
Un gran número de empresas están pasando de las salas de datos físicas a las salas de datos virtuales por las siguientes razones:
Menores costos operativos y de instalación
Ejecutar una sala de datos virtual suele ser más económico, ya que lo único que necesita una empresa es un sistema informático seguro y acceso a documentos en línea. Con una sala de datos física, la empresa deberá alquilar un espacio físico y contratar una empresa de seguridad para mantener la sala bajo vigilancia las 24 horas.
Además, cuando los compradores potenciales vengan a revisar los documentos, la empresa incurrirá en un costo adicional para pagar su viaje, alojamiento y comidas. La implementación de una sala de datos virtual elimina todos los gastos anteriores, por lo que los costos operativos son menores.
Accesibilidad global
Una sala de datos virtual está alojada en Internet; cualquier persona en todo el mundo puede acceder a los documentos. Brinda a los inversionistas de todo el mundo acceso a documentos vitales que los ayudarán a tomar una decisión informada. La accesibilidad global también aumenta la competencia entre los compradores, ya que la empresa que se adquiere puede beneficiarse de obtener un precio más alto de lo que podría ser posible cuando la competencia se limita a una ubicación geográfica específica.
Conservar documentos
El almacenamiento de documentos en una sala de datos virtual garantiza que la información se conserve de forma segura durante el tiempo que la empresa desee. Los documentos no se ven afectados por causas naturales como incendios y tormentas, como es el caso de las salas de datos físicas. El mantenimiento de documentos en las salas de datos tradicionales los somete a desgaste y los documentos se acumularán hasta un punto en el que será difícil acceder a los documentos de años anteriores.
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