El registro de pagos en la contabilidad puede también denominarse "cuentas por pagar", que significa el monto total que una empresa determinada debe a empresas o proveedores por productos o servicios. Además, el saldo de las cuentas por pagar se refleja en el balance general. Balance general El balance general es uno de los tres estados financieros fundamentales. Estas declaraciones son clave tanto para la elaboración de modelos financieros como para la contabilidad. El balance general muestra los activos totales de la empresa y cómo se financian estos activos, ya sea mediante deuda o capital. Activo = Pasivo + Patrimonio, específicamente en la sección de pasivo corriente, e incluye todas las facturas que deben pagarse.
Por ejemplo, una compañía que acaba de comprar sus suministros de oficina a la Compañía B y recibe una factura de $ 500 debe registrar el monto y pagarlo en la fecha de vencimiento o antes para evitar un incumplimiento.
Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar
Los dos conceptos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar son definitivamente diferentes entre sí. Cuentas por pagar Cuentas por pagar Las cuentas por pagar es un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Se espera que las cuentas por pagar se paguen dentro de un año o dentro de un ciclo operativo (lo que sea más largo). El AP se considera una de las formas más líquidas de pasivo corriente; por un lado, se refiere a cuánto debe una empresa a otra empresa por la compra de bienes y servicios que deben pagarse. Una palabra clave aquí es "crédito", que significa que los bienes se adquirieron primero y luego el pago.
Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar (AR) representan las ventas a crédito de una empresa, que aún no son pagadas en su totalidad por sus clientes, un activo corriente en el balance. Las empresas permiten que sus clientes paguen en un período de tiempo prolongado y razonable, siempre que se acuerden los términos. , en cambio, es todo lo contrario, ya que es la cantidad de dinero que una empresa puede cobrar a otra empresa por haberles vendido sus bienes o servicios. Por tanto, podemos decir que el primero es un pasivo mientras que el otro es un activo.
Ejemplo de cómo registrar un pago en contabilidad
Digamos que una empresa llamada Bags Unlimited vendió 100 bolsas de nailon a la empresa B, y ambas empresas acordaron una determinada fecha de vencimiento. Ahora, Bags Unlimited envía sus facturas Documentos de origen El registro en papel de las transacciones financieras de una empresa se conoce en contabilidad como documentos de origen. Ya sea que los cheques se emitan para pagarlos, las ventas se realicen para generar recibos, los proveedores envíen facturas de facturación o las horas de trabajo se registren en la hoja de tiempo de un empleado; todos los documentos respectivos son documentos de origen. y escribe la fecha de vencimiento el 15 de diciembre, según lo acordado por ambas partes. Registra la transacción en sus cuentas por cobrar, mientras que la Compañía B la registra en cuentas por pagar.
¿Son las cuentas por pagar un débito o un crédito?
Esta es una de las preguntas difíciles sobre las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar se consideran deudas porque implican la compra de bienes a crédito, lo que significa que se debe mantener un saldo acreedor. El saldo acreedor representa el monto total que una empresa debe a sus proveedores. Una vez recibida la factura, se registra el monto adeudado, lo que consecuentemente eleva el saldo acreedor.
Una vez pagada la factura, la cantidad se registra como débito; por lo tanto, bajando nuevamente el saldo acreedor. En resumen, cuanto más altas son las cuentas por pagar, mayor es su saldo acreedor y cuanto más bajas son las cuentas por pagar, menor es su saldo acreedor.
El proceso de cuentas por pagar
El proceso de cuentas por pagar parece una tarea fácil, pero implica un escrutinio muy cuidadoso de las facturas porque el más mínimo error puede significar grandes pérdidas para una empresa. De hecho, todas las empresas, especialmente las grandes y antiguas, necesitan adoptar un sistema automatizado de cuentas por pagar para asegurarse de que el siguiente proceso se realice con precisión.
1. Recepción de una factura
El primer paso es la recepción de la factura, que se puede realizar a través de varios canales como por correo electrónico, fax o mensajería.
2. Reenvío a la persona adecuada
Debido a que puede llegar por correo postal o por correo electrónico de la empresa, debe enviarse a la persona adecuada, que puede ser el contador Contador Un contador desempeña un papel muy importante en una organización, independientemente de si es una empresa multinacional o una pequeña , doméstico. La entrada y salida del dinero de la empresa son monitoreadas de cerca por el contador, quien también se asegura de que todas las transacciones financieras sean legales, correctas, gerente, contador Contador El trabajo principal de un contador es mantener y registrar los eventos financieros diarios de la empresa. . Un contador es responsable de registrar y mantener las transacciones financieras de una empresa, como compras, gastos, ingresos por ventas, facturas y pagos. , o el especialista en cuentas por pagar, si existe tal puesto.
3. Introducción de detalles
Una vez que llega a las manos de la persona correcta, los detalles de la factura se ingresan en un archivo, como una hoja de cálculo, que se guarda.
4. Aprobación de facturas
La aprobación de facturas es muy importante. Idealmente, antes de realizar los pagos, todas las facturas deben pasar por un escrutinio riguroso para garantizar que todas las entradas sean precisas. De hecho, hay varios puntos que deben verificarse específicamente, que incluyen:
- Preaprobación del gasto o de la orden de compra emitida por la empresa
- La llegada de la mercancía comprada antes de realizar el pago.
- La singularidad de la factura
- Contratos y acuerdos con proveedores
5. Emisión de cheques
Una vez que se completan los pasos y se verifica la factura, el contador crea los cheques y especifica el monto a pagar en cada cheque. Se sellan en sobres, se etiquetan con las direcciones correspondientes y se envían a los destinatarios previstos.
Los pasos anteriores están en un sistema de cuentas por pagar manual. Debido a que es muy tedioso y requiere mucho tiempo, con una alta probabilidad de errores, se recomienda encarecidamente un sistema automatizado.
Características de un sistema de cuentas por pagar bien administrado
Un proceso de cuentas por pagar preciso da como resultado estados financieros precisos que, en última instancia, conducen al éxito de una empresa. Un sistema de cuentas por pagar bien administrado presenta las siguientes características.
- Las facturas legítimas se procesan, no solo con precisión, sino también a tiempo.
- Las facturas se registran en las cuentas correctas.
- Los gastos no procesados se ajustan.
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