La merma de inventario ocurre cuando el número de productos en stock es menor que los registrados en la lista de inventario. La discrepancia puede ocurrir debido a errores administrativos, daños o pérdidas de bienes, o robo desde el punto de compra de un proveedor hasta el punto de venta.
Cuando una empresa descubre una merma en su inventario, se debe tener en cuenta cualquier discrepancia para conciliar los registros con el recuento de inventario físico. El principio de emparejamiento requiere que la merma de inventario se registre como un gasto en el período financiero Año fiscal (FY) Un año fiscal (FY) es un período de tiempo de 12 meses o 52 semanas utilizado por gobiernos y empresas con fines contables para formular informes financieros anuales. informes. Un año fiscal (FY) no necesariamente sigue al año calendario. Puede ser un período como el 1 de octubre de 2009 al 30 de septiembre de 2010. en el que ocurrió compararlo con los ingresos de ese año. Se registrará una cuenta de gastos de merma en el Costo de bienes vendidos (COGS) El costo de bienes vendidos (COGS) El costo de bienes vendidos (COGS) mide el “costo directo” incurrido en la producción de cualquier bien o servicio.Incluye el costo del material, el costo de la mano de obra directa y los gastos generales directos de fábrica, y es directamente proporcional a los ingresos. A medida que aumentan los ingresos, se requieren más recursos para producir los bienes o servicios. COGS es a menudo cuenta.
¿Cómo calcular la contracción del inventario?
Una empresa puede determinar el valor de la merma contando físicamente las existencias y determinando su valor, y luego restando el valor de las existencias del costo de inventario que figura en los registros contables. Divida la diferencia por la cantidad de existencias registradas en los libros de contabilidad para obtener el porcentaje de merma de inventario.
Por ejemplo, suponga que la empresa ABC posee $ 100,000 de inventario registrado en sus libros de contabilidad para un período contable específico. Si la empresa realiza un inventario de existencias y encuentra que las existencias disponibles son de $ 95 000, la cantidad de existencias que se reducen es de $ 5 000 ($ 100 000 - $ 95 000). El porcentaje de contracción es del 5% [($ 5,000 / 100,000) x 100].
Causas de la contracción del inventario
La Encuesta Nacional de Seguridad Minorista describe los siguientes cinco factores como las principales causas de contracción de inventario:
1. Hurto en tiendas
El hurto ocurre cuando un cliente sale de una tienda con más de lo que pagó en el cajero. El hurto en tiendas representa el 38% de la merma de inventario y superó el robo de empleados como la principal causa de merma en la Encuesta Nacional de Seguridad Minorista de 2016. Incluso cuando las tiendas aumentan la seguridad mediante el uso de cámaras CCTV, etiquetas digitales y otros medios, algunos clientes aún logran robar inventario.
2. Robo de empleados
Aunque los empleados deben estar a la vanguardia en la prevención de pérdidas de inventario, algunos empleados deshonestos pueden robar a sus empleadores. Los empleados pueden tomar parte de las acciones de la empresa para compensar una cantidad que sienten que están siendo mal pagados, subestimados o infravalorados. Al ser miembros de la empresa, pueden encubrir rápidamente el robo de inventario.
En la mayoría de los casos, es posible que el empleador no se dé cuenta cuando un producto desaparece de un enorme stock de más de mil artículos. En cambio, el empleador / contador asumirá que el producto se perdió debido a errores administrativos durante el empaque o al cargar mercancías en un camión.
3. Errores administrativos
Aunque la mayoría de las empresas han pasado del papeleo a los métodos digitales de mantenimiento de registros, los errores administrativos y de papeleo siguen estando entre las principales causas de pérdidas. Los errores administrativos pueden incluir errores de precios, reordenes accidentales, ceros faltantes o adicionales, o puntos decimales omitidos. Para reducir estos errores, el inventario debe contarse físicamente y volver a contarse incluso cuando la empresa depende de sistemas automatizados.
4. Fraude de proveedores
En empresas con cadenas de suministro complejas Cadena de suministro La cadena de suministro es el sistema completo de producción y entrega de un producto o servicio, desde la etapa inicial de abastecimiento de materias primas hasta la etapa final, el inventario puede en un momento ser manejado por terceros que son no forma parte de la empresa. El robo puede ocurrir durante el tránsito desde el almacén del proveedor al local comercial o al cargar y descargar los productos. Las entregas deben contarse cada vez que entran o salen de las instalaciones comerciales y deben registrarse de manera adecuada.
5. Causas desconocidas
A veces, el inventario puede desaparecer de los estantes y no puede coincidir con ninguna de las otras causas de la merma del inventario. Las causas desconocidas representan alrededor del seis por ciento de la contracción total del inventario.
¿Cómo prevenir la contracción del inventario?
1. Implementar un sistema de doble verificación
La acción inicial que debe tomar una empresa para evitar la pérdida de inventario es implementar un sistema de doble verificación. Debe tener más de una persona asignada a las etapas importantes de la gestión de inventario, como firmar facturas, registrar existencias y aceptar existencias.
Conseguir que una segunda persona verifique los registros ayuda a evitar la inexactitud y la omisión de detalles clave. Un sistema de doble verificación también ayuda a identificar las lagunas que pueden contribuir a la reducción de existencias y a implementar medidas para frenar el fraude.
2. Examine a fondo a los empleados potenciales
Antes de contratar empleados, una empresa debe examinar a los empleados potenciales y realizar una verificación de antecedentes. Las verificaciones de antecedentes son para descartar a aquellos con antecedentes de robo de inventario. La empresa debe comunicarse con las referencias y los empleadores anteriores para conocer el comportamiento y la conducta general de un posible empleado.
Si un posible empleado demuestra un largo historial de conducta inapropiada, la empresa probablemente no debería contratarlo. Los empleados contratados deben recibir una capacitación rigurosa sobre cómo manejar el inventario de manera adecuada y realizar un inventario.
3. Automatizar la gestión de inventario
Automatizar el proceso de administración de inventario puede ayudar a prevenir errores y omisiones causados por humanos. Un programa de software de gestión de inventario dedicado ayudará a reducir la manipulación manual de existencias y reducirá la merma de inventario.
El software responsabilizará a todas las partes involucradas en el proceso de gestión de inventario. Rastreará la ubicación del inventario desde el punto de origen hasta el punto de venta, contará el número de pulsaciones de teclas y generará registros para todos los usuarios que iniciaron sesión en el sistema.
4. Seguimiento de la merma de inventario
Una organización debe realizar un seguimiento del porcentaje de pérdida de inventario a lo largo del tiempo para evaluar si hay un aumento o una disminución en la pérdida. El recuento de inventario debe compararse con los recuentos de inventario anteriores.
Si el porcentaje de merma ha disminuido con el tiempo, muestra que las técnicas de gestión de inventario de la empresa han reducido la merma de existencias. Sin embargo, si el porcentaje de pérdida de inventario aumenta con el tiempo, la empresa debe revisar las medidas que ha implementado para identificar y corregir cualquier problema potencial.
Datos del mundo real
Según la Encuesta de Seguridad Nacional de 2016, las empresas en los Estados Unidos perdieron $ 45,2 mil millones debido a la contracción de inventario en 2015. La cantidad representó un aumento significativo de los $ 35,3 mil millones registrados en 2008 durante la Encuesta Nacional de Seguridad Minorista (2008).
Según la encuesta de 2016, el hurto y el robo de empleados fueron las principales causas de pérdida de inventario. En 2008, el robo por parte de los empleados representó el 42,7%, mientras que el hurto en tiendas representó el 35,6% de la merma total del inventario.
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