La gestión de voluntarios se refiere al proceso de creación de sistemas para el reclutamiento, la capacitación, la participación y la coordinación de voluntarios. En términos simples, implica administrar a los voluntarios en una organización sin fines de lucro. Tipos de organizaciones Este artículo sobre los diferentes tipos de organizaciones explora las diversas categorías en las que pueden caer las estructuras organizacionales. Estructuras organizativas y el trabajo que realizan. La implementación de un plan de gestión de voluntarios adecuado puede ayudar a una organización a acelerar el progreso de sus operaciones, así como a lograr sus objetivos.
Además de planificar el reclutamiento y la formación de los voluntarios, una organización necesita formular estrategias para supervisar el trabajo realizado por los voluntarios y motivarlos para que continúen desempeñando sus funciones. Debido a la diversidad de organizaciones sin fines de lucro Cómo iniciar una organización sin fines de lucro Una organización sin fines de lucro es aquella que se forma con cualquier otro propósito que no sea obtener ganancias. En lugar de distribuir las ganancias entre los directores, las estrategias que implementan pueden variar de una organización a otra.
Sin embargo, al diseñar cómo administrar a los voluntarios, una organización debe enfocarse en las mejores estrategias que ayuden a los voluntarios a hacer su trabajo, al mismo tiempo que ayudan a lograr los objetivos generales de la organización.
Estrategias de gestión de voluntarios
Hay varias estrategias que las organizaciones pueden utilizar para gestionar a sus voluntarios y aprovechar sus habilidades y talentos. Algunas de las estrategias incluyen:
# 1 Reclutamiento
El primer paso en la gestión de voluntarios es contratar a los voluntarios adecuados. Una organización necesita implementar sistemas que ayuden a encontrar los voluntarios adecuados con habilidades específicas. Habilidades interpersonales Las habilidades interpersonales son las habilidades necesarias para comunicarse, interactuar y trabajar de manera eficaz con individuos y grupos. Aquellos con buenas habilidades interpersonales son buenos comunicadores verbales y no verbales y, a menudo, se les considera "buenos con la gente". y talentos que beneficiarían a la organización. Crear preferencias predeterminadas para el tipo de voluntarios en los que está interesada la organización puede ayudar a acelerar el proceso de reclutamiento y conseguir personas con habilidades y experiencias específicas.
Al reclutar voluntarios, la organización debe recopilar datos de voluntarios, como calificaciones educativas, habilidades, pasatiempos e idiomas que hablan, lo que puede ayudar a la organización a asignar tareas de acuerdo con lo que les apasiona o en lo que se sienten más cómodos trabajando. Combinar las tareas con el conjunto de habilidades puede ayudar a aumentar la productividad y la unidad Cohesión del equipo La cohesión del equipo es la fuerza y el alcance de la conexión interpersonal que existe entre los miembros de un grupo. Es este vínculo interpersonal lo que hace que los miembros participen fácilmente y se mantengan motivados para lograr los objetivos establecidos. Los equipos cohesionados tienen una actitud de "we-ness". entre los equipos de voluntarios.
# 2 Compromiso
Después de reclutar y dar la bienvenida a los voluntarios a la empresa, el siguiente paso es involucrarlos de una manera que se sientan apreciados y útiles para la organización. Uno de los errores que cometen las empresas es asignar a los voluntarios tareas en las que no están capacitados, lo que provoca una disminución de la productividad y una alta rotación de voluntarios.
Una organización puede mantener a los voluntarios comprometidos reconociendo sus habilidades y creando oportunidades que los mantengan involucrados en actividades productivas. Permitir que los voluntarios permanezcan inactivos la mayor parte del tiempo puede hacer que se sientan infrautilizados y puede alentarlos a buscar otras vías en las que sus habilidades se puedan utilizar de una mejor manera.
Otra forma de involucrar a los voluntarios es hacer del voluntariado una actividad divertida mediante la organización de actividades deportivas donde los equipos de voluntarios compiten y ganan premios. Otras actividades en las que los voluntarios pueden participar incluyen competencias de cocina, campamentos de fitness, barbacoas y entrenamiento al aire libre. Team Building Team building se refiere a las actividades que realizan grupos de personas para aumentar su motivación y fomentar la cooperación. Mucha gente usa las frases "formación de equipos" y "trabajo en equipo" indistintamente. Sin embargo, son dos conceptos distintos. Mientras que la formación de equipos pone énfasis en la creación de grupos.
# 3 retención
Retener voluntarios a menudo es difícil para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, debido a la complejidad de administrar grandes equipos de voluntarios con diferentes habilidades y habilidades, a menos que exista un sistema de gestión de voluntarios adecuado. Una de las formas en que una organización puede aumentar la retención es mantener a los voluntarios conectados con los gerentes. Los voluntarios deben poder presentar sus preguntas, recomendaciones y hallazgos a los gerentes de voluntarios con facilidad y recibir una respuesta de inmediato.
Además, la organización debe permitir que los voluntarios vean el impacto de su trabajo en el logro de los objetivos de la organización. Por ejemplo, si los voluntarios están creando una aplicación móvil para proteger la vida silvestre de la caza furtiva, la organización debe proporcionar comentarios sobre el progreso de la aplicación para frenar la caza furtiva proporcionando estadísticas de los animales que han salvado de la caza furtiva. Esto proporciona una sensación de éxito y logro que motiva a los voluntarios a construir mejores sistemas.
# 4 seguimiento
El seguimiento es otra estrategia que puede ayudar con la gestión de voluntarios. Implica automatizar el proceso de trabajo para ayudar a los voluntarios a conocer la cantidad de programas que han apoyado durante un período específico y la cantidad de horas que han contribuido a cada programa.
Conocer el nivel de contribución que han hecho a la organización puede ayudar a los voluntarios a dar cuenta de su tiempo y generar informes sobre su progreso en la organización. Si una organización supervisa un programa de reconocimiento y premios, puede utilizar sus sistemas de seguimiento para identificar a los voluntarios que más contribuyeron a la organización.
# 5 comunicación
Una herramienta esencial en la gestión de los voluntarios es establecer un canal de comunicación eficaz que los voluntarios y la dirección puedan utilizar para comunicarse información entre sí. Una organización requiere un canal de comunicación eficiente que pueda utilizar para promover las próximas actividades de voluntariado, proporcionar información de voluntariado a los participantes, informar a los voluntarios sobre eventos importantes e interactuar y dar seguimiento a los voluntarios para obtener sus comentarios sobre las actividades de voluntariado.
Una organización debe probar varios métodos de comunicación, como boletines, correos electrónicos, sitios web de redes sociales, etc., para saber qué método de comunicación prefieren los voluntarios. Además, la organización debe asegurarse de que su comunicación sea coherente y clara para que sea conveniente para los voluntarios.
Recursos adicionales
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