Las señales de alerta de fraude se refieren a situaciones o condiciones indeseables que contribuyen constantemente al fraude, el despilfarro y el abuso de recursos. Cuando un investigador está revisando las acciones o los estados financieros de una empresa Tres estados financieros Los tres estados financieros son el estado de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo. Estas tres declaraciones centrales son intrincadamente, ciertas características indeseables pueden destacar como señales de alerta de fraude: contribuyentes al fraude o circunstancias que pueden indicar la presencia de fraude.
Todas las organizaciones enfrentan riesgos de fraude, que pueden ser internos o externos. Los riesgos internos provienen de personas dentro de la organización. Estructura corporativa La estructura corporativa se refiere a la organización de diferentes departamentos o unidades de negocios dentro de una empresa. Dependiendo de los objetivos de la empresa y de la industria, quién puede utilizar su puesto para enriquecerse mediante la apropiación indebida de recursos y activos propiedad de su empleador. Por otro lado, los riesgos externos son diseñados por funcionarios gubernamentales, clientes y contratistas que pueden intentar obtener dinero ilegalmente.
Advertencias de bandera roja de fraude
Hay varias señales de alerta a las que los profesionales de auditoría y contabilidad deben estar atentos. Incluyen lo siguiente:
Contracción de inventario
Aunque es normal perder algunos elementos del inventario Inventario El inventario es una cuenta de activo corriente que se encuentra en el balance general, que consta de todas las materias primas, trabajos en curso y productos terminados que una empresa ha acumulado. A menudo se considera el más ilíquido de todos los activos corrientes; por lo tanto, se excluye del numerador en el cálculo del índice rápido. Al mover artículos, la reducción excesiva del inventario puede ser un indicador de fraude continuo. Un auditor puede detectar una merma de inventario al observar el balance general. Balance general El balance general es uno de los tres estados financieros fundamentales. Estas declaraciones son clave tanto para la modelización financiera como para la contabilidad. El balance general muestra los activos totales de la empresa y cómo se financian estos activos, ya sea a través de deuda o capital. Activos = Pasivos + Patrimonio,el número de productos en stock y los vendidos, y luego compararlos con registros y proyecciones anteriores. En determinadas circunstancias, el auditor puede realizar un inventario no planificado en días aleatorios para detectar cualquier característica inusual del inventario.
Documentos faltantes
Una organización puede experimentar casos frecuentes de informes faltantes de documentos relacionados con departamentos críticos. Cuando la frecuencia de ocurrencia se vuelve demasiado frecuente, puede ser un signo de fraude continuo dentro de la organización. Los documentos faltantes que son señales de alerta de fraude incluyen el registro de vehículos motorizados, listas de ventas y compras, talonarios de cheques e informes de inventario. Cuando tales registros desaparecen, puede indicar una situación indeseable que puede conducir a la pérdida de ciertos activos o dinero.
Pagos múltiples
Hay casos en los que el departamento de contabilidad de una empresa puede procesar por error pagos duplicados a un proveedor o proveedor de servicios. Si el error fue genuino, los oficiales involucrados deben identificar dichos errores e informar para que se puedan tomar medidas urgentes.
Sin embargo, puede haber casos en los que los empleados individuales respalden pagos duplicados a empresas tanto genuinas como falsas. Algunos empleados pueden incluso procesar pagos a empresas inexistentes con la intención de defraudar a su empleador. Para evitar tales errores, todos los pagos deben monitorearse y verificarse que vayan a las partes previstas.
Picos en el volumen de facturas
Una empresa en su fase de crecimiento puede experimentar grandes picos en el número de facturas mientras intenta hacerse un hueco en el mercado. Sin embargo, la gran cantidad de facturas crea espacio para comportamientos fraudulentos, ya que partes internas y externas específicas pueden buscar beneficiarse del rápido crecimiento del negocio.
Por ejemplo, puede haber casos de pagos no registrados, o si se registran, están subestimados en volumen y monto. La organización debe saber cuándo ocurren los picos y asegurarse de que todos los pedidos realizados por los clientes se registren y cumplan de manera oportuna.
Quejas frecuentes
Las quejas frecuentes sobre cierto personal o procesos pueden ser un indicador de fraude. Cuando una organización recibe repetidas quejas sobre un alto ejecutivo, no debe asumir que se trata de una simple ventilación. En cambio, debe realizar investigaciones para identificar la causa de las quejas, los efectos y cualquier curso de acción que deban tomar para asegurarse de que no haya más quejas.
Además, los clientes pueden informar que los productos se empaquetan con menos frecuencia, cuando los productos que se les entregan son inferiores a los pedidos. La organización debe investigar si se trata de una acción deliberada del departamento de ventas o de un problema con el departamento de embalaje.
Número excesivo de entradas de ajuste
Algunas oficinas de contabilidad pueden hacer asientos de ajuste excesivos en los libros de cuentas como una forma de cubrir el dinero malversado en el pasado. Por ejemplo, algunos de estos ajustes pueden incluir ajustes de clientes que afecten significativamente los resultados financieros durante un período específico.
Hacer ajustes excesivos sin razones particulares apunta a casos de fraude de empleados con la intención de ocultar ciertas transacciones. Cualquier asiento de ajuste en las cuentas financieras debe ir acompañado de las notas correspondientes que expliquen las razones de los ajustes.
Banderas rojas de fraude de empleados
Una gran proporción del fraude que afecta a las organizaciones proviene de la propia organización, principalmente de los empleados. Algunas de las señales de comportamiento del fraude de los empleados incluyen:
Cambios en el estilo de vida
Los empleados deben vivir dentro de sus posibilidades, comprando activos y servicios que estén dentro de sus ingresos. Sin embargo, algunos empleados pueden cambiar su estilo de vida abruptamente gastando más de lo que permite su sueldo. Las compras pueden ser coches, casas o artículos de lujo caros. A veces, el estilo de vida del empleado puede exceder al de su superior.
Cualquier mejora abrupta en el estilo de vida del empleado sin un aumento proporcional en sus ingresos debe investigarse para ver si existe una probabilidad de que el individuo esté involucrado en un fraude.
Historia de las deudas
Durante el proceso de contratación, una organización debe realizar verificaciones de antecedentes para ver si los empleados potenciales tienen un historial de deudas. Cuando una empresa contrata empleados con problemas de deudas, existe la posibilidad de que encuentren oportunidades de obtener ingresos adicionales por encima de su salario para pagar deudas. Puede significar participar en un fraude oportunista con la intención de obtener dinero al que no tienen derecho.
Juego excesivo
Algunos empleados pueden participar continuamente en el juego como una forma de obtener dinero rápido para satisfacer algunas de sus necesidades. Debido a la naturaleza adictiva de los juegos de azar, los ingresos del empleado pueden ser insuficientes para financiar sus actividades de juego y pueden sentirse obligados a hacer cualquier cosa para obtener ingresos adicionales. Esto puede significar participar en actividades fraudulentas como robar los activos de la organización, manipular el inventario, hacer reclamos extraordinarios, etc.
Identificar a los empleados involucrados en el juego y ayudarlos a salir del comportamiento puede ayudar a una empresa a reducir la incidencia de fraude.
Conclusiones clave de las banderas rojas de fraude
Todas las organizaciones, incluidas las que tienen las reglas más estrictas, corren el riesgo de sufrir fraudes. Para evitar que suceda el fraude, las organizaciones deben reconocer primero que existe y crear conciencia entre las partes interesadas. Las organizaciones deben comenzar por capacitar a sus empleados sobre cómo detectar el fraude en el trabajo. También deben implementar políticas y procedimientos que les ayuden a sellar las lagunas que utilizan los estafadores para llevar a cabo sus actividades.
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