Los riesgos de las hojas de cálculo existen incluso en las grandes empresas que utilizan dichos programas. Aunque las hojas de cálculo se consideran entre las herramientas más importantes y poderosas para las organizaciones Tipos de organizaciones Este artículo sobre los diferentes tipos de organizaciones explora las diversas categorías en las que pueden caer las estructuras organizacionales. Estructuras organizativas y negocios durante las últimas décadas, eso no quita el hecho de que las hojas de cálculo están sujetas a errores humanos. Además, pueden modificarse y manipularse fácilmente y, a menudo, carecen de control interno.
Errores de hoja de cálculo y su impacto
Las hojas de cálculo son cómodas de usar, especialmente para contadores. Guía de sueldos contables En esta guía de sueldos contables, le damos las cifras de compensación del punto medio para los empleados tanto en contabilidad pública como privada. Los contadores son responsables de examinar los estados financieros para garantizar la precisión y el cumplimiento de las leyes y regulaciones existentes, manejando tareas relacionadas con impuestos, como el cálculo y otros profesionales financieros. Sin embargo, las hojas de cálculo esperan a que el componente humano del proceso de auditoría ingrese unidades y cifras. Dado que los humanos son propensos a cometer errores, se pueden cometer errores en las hojas de cálculo.
Básicamente, existen tres categorías principales de errores de hojas de cálculo, a saber:
- Errores de entrada de datos
- Cálculo o fórmula Fórmulas de Excel Cheat Sheet La hoja de trucos de fórmulas de Excel de Finance le dará todas las fórmulas más importantes para realizar análisis financieros y modelado en hojas de cálculo de Excel. Si desea convertirse en un maestro del análisis financiero de Excel y un experto en la construcción de modelos financieros, ha venido al lugar correcto. errores
- Errores de formato
Los errores son el comienzo de los riesgos. Cuando estos errores ocurren con frecuencia y se convierten en un hábito, el riesgo aumenta. A menudo, hay una falta de verificación y revisión de errores, lo que puede ser perjudicial para el negocio. De hecho, los errores en las hojas de cálculo ocurren con mucha frecuencia, a una tasa estimada del 88%.
Ejemplos de riesgos de hojas de cálculo
Para crear informes de hojas de cálculo que sean precisos y sin errores, es importante que los contables y los propietarios de empresas comprendan los diferentes riesgos de las hojas de cálculo. Se explican a continuación:
1. Usuarios no calificados
Mucha gente piensa que el conocimiento básico en el uso de Microsoft Excel ya equivale al conocimiento en el uso de hojas de cálculo. Esto no es cierto, ya que el uso de hojas de cálculo requiere una formación rígida no solo para los auditores principiantes. Las 4 grandes empresas de asesoramiento Las 4 grandes empresas de asesoramiento son los actores clave en la industria de la contabilidad pública. Las 4 grandes firmas de asesoría son KMPG, Deloitte, PwC y EY. Ofrecen una amplia gama de servicios como contabilidad, consultoría de gestión, fiscalidad, evaluación de riesgos y auditoría. Conozca los servicios de los cuatro grandes y su capacitación continua para actualizaciones. El conocimiento y la experiencia mediocres pueden conducir a cálculos inexactos, uso de fórmulas incorrectas e incluso vinculación a otras presentaciones de hojas de cálculo.
2. Pautas insuficientes para la preparación de hojas de cálculo
Los usuarios deben preparar el uso de hojas de cálculo dotándose de los conocimientos adecuados. Por lo tanto, las organizaciones deben proporcionar una guía que explique cómo se utilizan las hojas de cálculo en el lenguaje más simple posible. Debe contener información e instrucciones sobre cómo utilizar el software de hoja de cálculo.
3. Reciclaje de datos
Cortar y pegar es un hábito común de las personas. Aunque ahorra mucho tiempo y permite a las personas hacer más en un período de tiempo más corto, no siempre es una buena idea. Esto se debe a que, con el tiempo, las fórmulas pueden dañarse y cambiarse, y los enlaces se rompen, lo que puede dar lugar a informes inexactos.
4. Errores en hojas de cálculo
No importa qué tan bueno sea un usuario para realizar cálculos con hojas de cálculo, el riesgo de cometer errores es siempre alto debido a factores humanos. Esto es especialmente cierto con los hábitos de las personas de conversar, ir al baño con frecuencia, revisar teléfonos y otros hábitos.
5. Pérdida de datos
En muchos casos, se pierden muchos datos debido a averías y cortes de energía. En tales casos, se pierden horas de entrada de datos en un abrir y cerrar de ojos, lo que hace que el contador tenga que rehacer todo desde el principio, perdiendo tiempo y recursos.
Cómo abordar los riesgos de las hojas de cálculo
Al igual que otras formas de riesgos, los riesgos de las hojas de cálculo deben abordarse para minimizarlos o eliminarlos de una vez por todas.
1. Formación y desarrollo continuo
Como ya se mencionó anteriormente, los programas de capacitación son necesarios para todas las empresas que utilizan hojas de cálculo en sus informes. Esta formación debe proporcionarse a todos los usuarios del software, ya sean principiantes o veteranos en el proceso. Se debe realizar capacitación regular para asegurarse de que todos estén actualizados con los cambios y nuevas tendencias en el uso de hojas de cálculo.
2. Seguridad de los datos
Las contraseñas deben estar en su lugar para proteger los informes de la hoja de cálculo y restringir el acceso solo a los contables de la empresa. Para abordar el reciclaje de datos y la entrada de datos, se recomienda que los cálculos comerciales se mantengan separados de los datos de entrada.
También debe existir la presencia de opciones de validación de datos que ayuden a los contadores y auditores a restringir la entrada de datos si no están autorizados.
3. Copias de seguridad de datos
La pérdida de datos se puede evitar guardando constantemente el informe de la hoja de cálculo a medida que el contador avanza con su trabajo. Además, los archivos siempre deben guardarse en la red y no solo en el escritorio para asegurar una copia de respaldo en caso de que alguna de las máquinas falle.
4. Software de buena calidad
Las empresas deben invertir en software de hojas de cálculo de buena calidad. Los más costosos pueden costarle más a la empresa, pero generalmente es un gasto único que se puede recuperar creando informes precisos.
Palabra final
Los riesgos de las hojas de cálculo son reales y plantean grandes problemas a las empresas y organizaciones si no se resuelven. Con las hojas de cálculo, tanto los humanos como las máquinas trabajan juntos para crear informes comerciales precisos.
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